Как отразить больничный в учёте работодателя

Чтобы решить, как отразить больничный, начните с содержания события, которое предстоит записать. Первичный учётный документ — это документ, которым оформляют факт хозяйственной жизни для бухгалтерского учёта. По ч. 1 ст. 9 402-ФЗ запись должна иметь такое основание. Применительно к больничному это означает: сведения в документе должны описывать то, что действительно произошло. Нельзя принимать к учёту оформление события, которого не было, даже если сама форма заполнена аккуратно и содержит подписи.

Разделите вопрос о содержании записи и вопрос о её форме. Сначала установите, какое событие оформляется и какие сведения его подтверждают. Затем сопоставьте эти сведения с текстом первичного документа. Если описание не позволяет понять, что именно отражает работодатель, одного названия документа недостаточно. Содержание факта хозяйственной жизни относится к обязательным реквизитам по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Поэтому запись о больничном должна быть понятна из самого оформления, а не только из устного объяснения составителя.

Проверьте, указан ли составитель: в документе должно быть наименование экономического субъекта. Нужны также название самого документа и дата его составления. Эти реквизиты помогают определить, к чьему учёту относится запись и когда она оформлена. Дата составления и описание события выполняют разные задачи: наличие даты не заменяет сведений о том, что произошло. При проверке документа о больничном рассматривайте каждый реквизит отдельно, как предусмотрено ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Следующий вопрос — измерение отражаемого события. Часть 2 ст. 9 402-ФЗ предусматривает натуральную и (или) денежную величину с единицами измерения. Выбирайте содержание этого реквизита применительно к тому, что оформляете: из записи должно быть ясно, что измеряется и в каких единицах. Нельзя считать оформление завершённым, если величина приведена без понятного обозначения. Само упоминание больничного не заменяет измерителей, требуемых для соответствующего первичного документа.

Отдельно проверьте сведения об ответственных лицах. Закон требует назвать их должности и поставить подписи с фамилиями и инициалами либо другими реквизитами для установления личности. Для оформления свершившегося события указывается лицо, ответственное за его оформление. Поэтому нужно смотреть не только на наличие подписи, но и на то, можно ли понять, кто подписал документ и в каком качестве. Основание такого требования — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Форму первичного документа определяет руководитель по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это правило ч. 4 ст. 9 402-ФЗ относится к выбору формы для оформления, а обязательные реквизиты сохраняют своё значение при любом её построении. Если работодатель относится к организациям бюджетной сферы, формы устанавливаются по бюджетному законодательству. Поэтому при оформлении больничного нельзя исходить из того, что произвольно выбранный образец подходит любому работодателю.

Подготовка документа и передача его в бухгалтерский учёт — связанные действия. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ первичный документ составляют при совершении события, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Ответственный за оформление обеспечивает своевременную передачу сведений для регистрации в учётных регистрах и их достоверность. Для работодателя это означает, что заполненный документ о больничном должен попасть к тому, кто ведёт учёт: одного хранения у составителя недостаточно для регистрации содержащихся в нём сведений.

Если для оформления не хватает сведений, учитывайте письменные требования лица, ведущего бухгалтерский учёт. Часть 3 ст. 9 402-ФЗ делает обязательными для работников требования о соблюдении порядка документального оформления и представлении нужных документов или сведений. При этом закон разделяет обязанности: лицо, ведущее учёт, не отвечает за соответствие реальным событиям первичных документов, составленных другими лицами. После передачи документа бухгалтеру за достоверность данных по-прежнему отвечает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни.

Бумажный носитель не является единственным способом оформления. Часть 5 ст. 9 402-ФЗ допускает электронный первичный документ с электронной подписью, а также оформление на бумаге. При выборе электронного варианта учитывайте требование к подписи: наличие электронного текста ещё не означает, что первичный документ оформлен в предусмотренном законом виде. Проверка содержания, измерителей и ответственных лиц нужна независимо от выбранного носителя.

Если больничный уже отражён с ошибкой в первичном документе, используйте правило об исправлениях из ч. 7 ст. 9 402-ФЗ. Исправления допустимы, если федеральный закон или нормативный акт органа регулирования бухгалтерского учёта не устанавливает иное. У исправления должны быть собственная дата и подписи составивших документ лиц с реквизитами для их идентификации. Простая замена ошибочного текста не выполняет этих требований: из оформления должно быть видно, кем и когда внесено исправление.