Как отчитаться за командировку

Чтобы отчитаться за командировку, подготовьте авансовый отчет — документ об израсходованных в связи с поездкой суммах. Его нужно представить работодателю после возвращения. Срок составляет 3 рабочих дня: речь идет именно о рабочих днях, а не о трех календарных днях подряд. К этому сроку относится и обязанность произвести окончательный расчет по денежному авансу, который вы получили перед отъездом на командировочные расходы, — п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Начните с расходов, которые вы понесли в поездке. Сопоставьте каждую указанную в отчете сумму с документами, которые к нему приложите. Такой способ подготовки поможет связать сведения о потраченных деньгах с их подтверждением. Например, расходы на проживание и расходы на дорогу подтверждают разные затраты, хотя все они относятся к одной командировке. Обязанность приложить документы по этим направлениям закреплена в п. 23 Положения.

Для проживания нужны документы о найме жилого помещения. Подготовьте их как приложение к авансовому отчету, чтобы подтвердить соответствующие расходы за командировку. Сведения о затратах на жилье должны быть связаны с поездкой, за которую вы отчитываетесь: п. 23 Положения предусматривает отчет об израсходованных именно в связи с командировкой суммах и приложение документов о найме жилья.

По проезду подготовьте подтверждения фактических расходов. Учитывайте не только затраты непосредственно на дорогу. Если вы оплатили услуги по оформлению проездных документов или предоставление постельных принадлежностей в поезде, подтверждения этих расходов также прикладываются к отчету. Эти две составляющие прямо включены в расходы по проезду в п. 23 Положения. При подготовке приложений проверьте, что они охватывают и такие платежи, если вы их совершали.

Если во время командировки были другие связанные с ней расходы, подготовьте документы и по ним. Отчет не ограничивается проживанием и проездом: п. 23 Положения предусматривает приложения об иных расходах, связанных с командировкой. При составлении отчета отделяйте такие затраты от расходов, которые к служебной поездке не относятся. Так вы сможете указать суммы именно по той командировке, после которой представляете отчет работодателю.

Завершите подготовку сопоставлением израсходованных сумм с выданным перед поездкой авансом. Передача документов о расходах и окончательный расчет по авансу входят в обязанность работника после возвращения. Поэтому планируйте их в пределах одного срока — 3 рабочих дней. Перед представлением отчета проверьте, приложены ли документы о жилье, проезде и остальных командировочных расходах, которые вы в нем указали. Основание для отчета, приложений и расчета — п. 23 Положения.