Как оприходовать товар

Чтобы поставить товар на приход, сначала нужно связать запись в учёте с реально состоявшимся поступлением. Первичный учётный документ — это документ, которым оформляют сам факт хозяйственной жизни, в этом случае получение товара. Часть 1 ст. 9 402-ФЗ требует оформлять каждый такой факт. Если товар фактически не поступал, документ о его получении нельзя принимать к бухгалтерскому учёту. Оформляйте получение товара только после его фактического поступления.

Начните с содержания документа: из него должно быть понятно, какое поступление оформляется. По ч. 2 ст. 9 402-ФЗ обязательны наименование документа, дата его составления и наименование экономического субъекта, который его составил. Содержание факта хозяйственной жизни также является отдельным обязательным реквизитом. Для оформления приёмки недостаточно только названия товара и подписи: документ должен описывать совершённую операцию и позволять установить её составителя. Эти сведения проверяют вместе, а не выбирают из них удобные для заполнения.

Далее проверьте измерение операции. Закон предусматривает натуральное и (или) денежное измерение с указанием единиц. При оформлении поступления это означает, что величина, отражённая в документе, должна иметь понятный смысл: нельзя оставить число без обозначения того, что именно им измерено. При этом ч. 2 ст. 9 402-ФЗ не требует во всех случаях одновременно указывать оба вида измерения. Для проверки реквизитов нужно учитывать именно формулировку нормы, а не заменять её требованием заполнить любые числовые поля бланка.

Отдельное внимание уделите людям, которые оформляют поступление. В первичном документе указывают должности лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Нужны их подписи и фамилии с инициалами или иные реквизиты для установления личности. По ч. 2 ст. 9 402-ФЗ обезличенная подпись не исчерпывает требования к этому разделу документа. Сведения о должности и сведения, позволяющие определить подписанта, выполняют разные задачи, и одно не подменяет другое.

Не откладывайте оформление до удобного момента. Часть 3 ст. 9 402-ФЗ связывает составление первичного документа с совершением самой операции. Только если составить его в этот момент невозможно, допускается оформление непосредственно после её окончания. Для поступления товара это правило означает, что документальная работа должна сопровождать фактическую приёмку. Дата составления является обязательным реквизитом, но её наличие не отменяет требования своевременно оформить событие. Проверять нужно и заполнение даты, и соблюдение порядка составления.

Форму документа определяет руководитель по представлению должностного лица, которое ведёт бухгалтерский учёт. Это правило закреплено в ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. При выборе подходящего бланка учитывайте форму, определённую в организации, и наличие всех обязательных реквизитов. Удобное расположение полей не освобождает от их заполнения по требованиям закона. Для организаций бюджетной сферы та же часть статьи отдельно предусматривает установление форм в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Оформленный документ нужно передать для регистрации его данных в регистрах бухгалтерского учёта. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ за своевременную передачу и достоверность сведений отвечает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. После получения подписи работа с первичным документом ещё не завершена. Нужно обеспечить его поступление тому, кто ведёт учёт. Письменные требования уполномоченного лица о документальном оформлении и представлении необходимых для учёта сведений обязательны для работников в пределах правила, установленного этой частью статьи.

Бумажный носитель не является единственным вариантом. Часть 5 ст. 9 402-ФЗ разрешает первичный документ на бумаге и (или) электронный документ с электронной подписью. Если при оформлении обнаружена ошибка, порядок исправления нужно соотнести с ч. 7 этой статьи: исправление допускается, если иное не установлено указанными в норме законами или нормативными актами. Оно должно содержать дату и подписи составителей с реквизитами для их идентификации. Простая замена неверных сведений без оформления исправления не выполняет этих требований.

Передача документа бухгалтеру не переносит на него ответственность за соответствие чужого документа фактическому поступлению. Часть 3 ст. 9 402-ФЗ отдельно освобождает ведущего учёт и исполнителя по договору бухгалтерских услуг от ответственности за соответствие составленных другими лицами документов свершившимся фактам. Достоверность сведений о приёмке обеспечивает ответственный за её оформление.