Как оформить возврат товара в бухгалтерском учёте

Если товар возвращают, для бухгалтерии нужно зафиксировать именно состоявшуюся операцию. Опишите, какой товар возвращён и в каком объёме. Первичный учётный документ служит основанием для регистрации сведений о факте хозяйственной жизни. Оформлять документ на возврат, которого в действительности не было, нельзя: запрет на принятие таких документов к учёту закреплён в ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

Начните с выбора формы документа. Для экономического субъекта её определяет руководитель по представлению лица, которому поручено ведение бухгалтерского учёта. При оформлении возврата используйте эту форму и проверьте, позволяет ли она описать операцию и указать все обязательные реквизиты. Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации — ч. 4 ст. 9 402-ФЗ.

В документе должны быть его наименование, дата составления и наименование экономического субъекта, который его составил. Содержание операции должно показывать, что произошёл возврат товара. Укажите величину натурального и (или) денежного измерения и соответствующие единицы: читателю документа должно быть понятно, какой объём операции зафиксирован. Эти сведения относятся к обязательным реквизитам по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

При проверке документа на возврат уделите внимание тому, кто отвечает за оформление операции. Нужны наименования должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Их подписи сопровождаются фамилиями и инициалами или другими реквизитами для идентификации. Такой порядок позволяет связать сведения о возврате с конкретными участниками оформления — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Составляйте первичный документ во время возврата. Если сделать это при совершении операции невозможно, оформите его непосредственно после её окончания. Ответственный за оформление обеспечивает достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учёта. Письменные требования лица, ведущего учёт, о порядке оформления и представлении необходимых документов обязательны для всех работников экономического субъекта — ч. 3 ст. 9 402-ФЗ.

Можно выбрать бумажный носитель или электронный документ с электронной подписью, а также использовать оба варианта. Если закон или договор предусматривает передачу бумажного документа другому лицу либо государственному органу, по их требованию изготовьте за свой счёт бумажную копию электронной первички. Условия такого оформления предусмотрены ч. 5 и 6 ст. 9 402-ФЗ.

Ошибку в первичном документе исправляют с указанием даты исправления. Исправление также подписывают лица, составившие документ, с фамилиями и инициалами либо другими идентифицирующими реквизитами. При этом учитывают запреты на исправления, установленные федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Это правило ч. 7 ст. 9 402-ФЗ применяется и к оформлению возврата.