Как оформить возврат товара от покупателя

Когда покупатель передаёт товар обратно, продавцу нужно зафиксировать реальную хозяйственную операцию. Для этого составляют первичный учётный документ — документ, на основании которого сведения о возврате отражают в бухгалтерском учёте. Оформляйте именно состоявшийся приём товара: принимать к учёту документы о вымышленных операциях запрещено. Это правило действует для каждого факта хозяйственной жизни по ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

Начните с формы, которую определил руководитель организации по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт. Впишите название документа, дату его составления и наименование организации, которая его оформляет. Затем опишите, что произошло: какой товар покупатель вернул продавцу. Укажите натуральное и (или) денежное измерение операции и единицы измерения. Так количество возвращённых вещей и сумма будут связаны с конкретным возвратом, а не останутся отдельными цифрами — ч. 2 и 4 ст. 9 402-ФЗ.

Проверьте, кто отвечает за оформление. В документе нужны названия должностей соответствующих лиц и их подписи с фамилиями и инициалами либо другими сведениями для идентификации. Документ можно составить на бумаге или в электронной форме с электронной подписью. Выбирая электронное оформление возврата, предусмотрите подписание документа в этой форме — ч. 2 и 5 ст. 9 402-ФЗ.

Составляйте документ в момент возврата. Если сделать это тогда невозможно, оформите его непосредственно после завершения операции. Ответственный за оформление должен своевременно передать сведения для регистрации в бухгалтерском учёте и обеспечить их достоверность. Если обнаружена ошибка и исправление допускается, укажите дату исправления и получите подписи составителей с данными, позволяющими их определить, — ч. 3 и 7 ст. 9 402-ФЗ.

При договоре поставки различайте оформление возврата и действия с товаром, который покупатель правомерно отказался принять. Такой покупатель обязан сохранить товар на ответственном хранении, то есть обеспечить его сохранность, и незамедлительно уведомить поставщика. Поставщику следует вывезти товар либо распорядиться им в разумный срок. Если этого не произошло, покупатель вправе вернуть товар поставщику или реализовать его — п. 1 и 2 ст. 514 ГК РФ.

Расходы на ответственное хранение, реализацию или возврат возмещает поставщик, если они были необходимыми. При продаже хранившегося товара выручку передают поставщику за вычетом причитающегося покупателю. Однако отказ принять поставку должен иметь основание в законе, иных правовых актах или договоре: при необоснованном отказе поставщик вправе потребовать оплату товара. Эти последствия предусмотрены п. 3 и 4 ст. 514 ГК РФ; их нужно учитывать до организации обратной передачи.