Как оформить возврат товара на склад

Чтобы оформить возврат товара на склад, зафиксируйте именно состоявшуюся операцию. Документ о таком возврате будет первичным учетным документом: он оформляет хозяйственную операцию, сведения о которой поступают в бухгалтерский учет. Его содержание должно соответствовать реальному возврату: нельзя оформлять для учета передачу товара, которой не было. Это правило действует по ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

Начните с формы, определенной руководителем организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Если вы готовите оформление возврата, выясните, какая форма для этого принята у вас. Выбор названия документа не отменяет заполнения обязательных реквизитов. Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством — ч. 4 ст. 9 402-ФЗ.

В документе должны быть его наименование, дата составления и наименование организации, которая его составила. Содержание операции опишите как возврат товара на склад, указав, какой товар возвращен. Заполняйте эти сведения так, чтобы описание отражало фактическое движение товара, а не предполагаемую будущую передачу. Основание — ч. 1 и 2 ст. 9 402-ФЗ.

Отдельно отразите измерение операции: количество и (или) денежную величину с указанием единиц измерения. Например, при заполнении количества нужно обозначить, в каких единицах оно выражено. Сопоставьте запись с фактически возвращенным товаром: за достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в бухгалтерском учете отвечает лицо, оформляющее операцию, — ч. 2 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

Проверьте сведения об ответственных лицах. Для возврата как операции указываются должности совершивших ее лиц, ответственных за оформление; при оформлении свершившегося события — должности ответственных за его оформление. Эти лица подписывают документ с указанием фамилий и инициалов или иных реквизитов, позволяющих их идентифицировать. Запись о товаре должна сопровождаться такими реквизитами — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Составляйте документ во время возврата. При невозможности одновременного оформления закончите возврат и непосредственно после этого составьте первичный документ. Затем обеспечьте своевременную передачу для отражения сведений в регистрах бухгалтерского учета. Письменные требования лица, ведущего учет, о соблюдении порядка оформления и представлении необходимых документов обязательны для работников организации — ч. 3 ст. 9 402-ФЗ.

Выберите бумажное или электронное оформление. Электронный первичный документ подписывается электронной подписью; допустимо также сочетать бумажный и электронный носители. Когда закон или договор предусматривает представление бумаги, по требованию получателя организация за свой счет изготавливает бумажную копию электронного документа — ч. 5 и 6 ст. 9 402-ФЗ.

Если после оформления обнаружилась ошибка, при допустимости исправления укажите дату исправления. Его подписывают лица, составившие документ, с фамилиями и инициалами либо иными идентифицирующими реквизитами. Исправления допускаются, если федеральные законы или нормативные акты органов регулирования бухгалтерского учета не устанавливают иного, — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.