Как оформить возврат денег в бухгалтерию

Если вы хотите вернуть деньги в бухгалтерию наличными, возврат нужно провести через кассу по приходному кассовому ордеру 0310001. Это документ, по которому принимают деньги. Такой порядок применяется и при внесении денег работником: человеком, с которым заключён трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Основание — п. 5 Указания Банка России № 3210-У.

До передачи наличных сверьте сумму, которую собираетесь вернуть, с суммой в ордере. В документе она указывается цифрами и прописью; кассир проверяет их соответствие. Если в ордере перечислены подтверждающие документы, при приёме проверяется и их наличие. Подготовьте эти документы вместе с деньгами, чтобы кассир мог проверить оформление поступления — подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

Ордер должен содержать подпись главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — руководителя. Наличие подписи проверяет кассир до приёма денег. Возвращающему деньги человеку полезно сверить сумму заранее, но проверка подписи и подтверждающих документов остаётся частью работы кассира. Передача наличных и проверка оформления связаны одним порядком приёма — подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

Передайте наличные кассиру так, чтобы можно было наблюдать за пересчётом. Он принимает купюры полистно, а монеты поштучно и контролирует их платёжеспособность. После этого кассир сравнивает фактически полученную сумму с указанной в ордере. Для оформления возврата имеет значение именно сумма, которую касса действительно приняла, — подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

Когда суммы совпали, получите квитанцию к приходному кассовому ордеру. Кассир подписывает ордер, ставит на выдаваемой квитанции печать или штамп и передаёт её вносителю. Сохраните квитанцию как подтверждение приёма вашего возврата. Если ордер оформлен электронно, попросите направить квитанцию на вашу электронную почту и сообщите адрес — подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

Если вы принесли меньше, чем указано в ордере, кассир предложит довнести разницу. При отказе доплатить он возвращает внесённые деньги, а ордер передаёт для переоформления на фактически вносимую сумму. Бумажный документ при этом перечёркивают; в электронном ставят отметку о необходимости переоформления. Так разрешается расхождение между документом и возвратом — подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

Если переданная сумма больше указанной в ордере, кассир возвращает излишек. Не рассчитывайте, что в квитанции автоматически появится другая сумма: оформление приёма связано со сверкой наличных и ордера. Завершая возврат, сопоставьте сумму оставшихся у кассира денег с квитанцией, которую получаете. Порядок действий при излишке установлен подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.