Как оформить возврат алкоголя в ЕГАИС

Сначала определите, что именно возвращается и кто оформляет операцию. Если вы отправляете алкоголь обратно поставщику, нужна заявка о поставке, которая охватывает и возврат. Если принимаете возвращённую партию, фиксируйте результат приёмки. Возврат покупателя в рознице отражается через сведения о розничной продаже и возврате. Эти случаи регулируют соответственно п. 6.2, п. 11.2 и п. 10.2 порядка, утверждённого приказом от 17.12.2020 № 397.

При отправке партии подготовьте товарно-транспортную накладную — сопроводительный документ на перевозку алкоголя. Перенесите в заявку её номер и дату, укажите фактическую дату отгрузки и основание возврата. Для типа накладной выберите значение «возврат от заявителя». Заявку передайте в ЕГАИС до выезда транспортного средства с территории поставщика или непосредственно к этому моменту: переносить фиксацию на время после выезда нельзя — п. 6.2.

В той же заявке заполните сведения о перевозке: тип, перевозчика, регистрационный номер автомобиля, водителя, места погрузки и разгрузки. При наличии прицепа укажите его регистрационный номер. Для поставщика и покупателя предусмотрены отдельные блоки с системными идентификаторами, наименованиями и другими реквизитами. Выбирайте блоки по статусу участника операции, например юридического или физического лица. Версию документа и системный идентификатор заявителя система формирует автоматически — п. 6.2.

Получатель возвращённого алкоголя отражает, принят ли товар полностью, принят с расхождениями или не принят. Для этого указывают номер и дату первичного учётного документа, подтверждающего результат, а также системный идентификатор товарно-транспортной накладной в ЕГАИС. Общий срок отправки такой заявки — не позднее следующего рабочего дня после приёмки либо отказа — п. 11.2.

Для розничных организаций в населённых пунктах, на которые распространяется исключение из п. 11.2, действует особый срок: не позднее трёх рабочих дней со дня приёмки, отказа или приёмки с расхождениями. Это исключение относится именно к фиксации результата приёмки, поэтому его нельзя переносить на отправку возвратной накладной.

При расхождениях свяжите сведения с конкретными позициями накладной: укажите идентификатор позиции, номер регистрационной формы учёта № 2 и фактически принятое количество. Для фасованного алкоголя количество отражается в единицах потребительской тары. Идентификаторы с марок указывают для продукции, которую не принимают при такой приёмке, — п. 11.2.

Чтобы сделать розничный возврат в ЕГАИС, направьте заявку от соответствующей торговой точки одновременно с оформлением кассового чека. Выберите операцию «возврат» и заполните дату и время чека, номера кассы, смены и чека. Для маркированного алкоголя укажите идентификатор со штрихового кода марки и цену с НДС. При отражении розничной операции по накладной используйте её реквизиты; сведения по чеку и по накладной не заполняют одновременно для одной позиции — п. 10.2.