Как оформить УПД со счётом-фактурой

Чтобы сделать УПД, выполняющий также функцию счёта-фактуры, начните с операции, которую оформляете: передача товара, выполнение работ или оказание услуг. Универсальный передаточный документ должен отражать реальное событие. Для бухгалтерского учёта нельзя оформлять несуществующую поставку или работу. Документ составляйте в момент операции, а если это невозможно — непосредственно после её окончания. За достоверность сведений и своевременную передачу документа для учёта отвечает лицо, оформляющее операцию, — ч. 1 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

Для первичной части укажите название документа, дату его составления и наименование составившего его экономического субъекта. Опишите, что именно передано или выполнено, приведите натуральное либо денежное измерение с единицами измерения. Включите должности ответственных лиц, их подписи и фамилии с инициалами либо другие сведения для идентификации. Эти реквизиты нужны для оформления факта хозяйственной жизни по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Форму первичного документа определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт, — ч. 4 той же статьи.

В части счёта-фактуры проверьте порядковый номер и дату, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, количество с единицами измерения, стоимость без налога и с налогом, налоговую ставку. Для подакцизного товара указывается сумма акциза. При зачёте предоплаты учитываются реквизиты платёжного документа и счёта-фактуры на аванс, а также сведения, позволяющие определить документ об отгрузке. Для иностранного товара учитывается страна происхождения, для прослеживаемого — специальные сведения, включая стоимость товара. Требования к этим показателям содержатся в п. 5 ст. 169 НК РФ; установленную форму и порядок заполнения соблюдают по п. 8 этой статьи.

Перед подписанием сопоставьте роли подписантов. За первичную часть расписываются ответственные за операцию и её оформление лица. Если организация оформляет счёт-фактуру на бумаге, предусмотрите подписи её руководителя и главного бухгалтера либо лиц, которым переданы соответствующие полномочия. Полномочия подтверждаются приказом, другим распорядительным документом или доверенностью. Предприниматель подписывает его лично либо через представителя по доверенности с указанием регистрационного номера предпринимателя и даты его присвоения — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ и п. 6 ст. 169 НК РФ.

При электронном оформлении первичный документ подписывается электронной подписью, а счёт-фактура — усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. Учитывайте оба требования при выборе способа подписания УПД: ч. 5 ст. 9 402-ФЗ и п. 6 ст. 169 НК РФ. Покупатель прослеживаемых товаров обязан обеспечить получение электронных счетов-фактур через соответствующего требованиям российского оператора электронного документооборота — п. 1.2 ст. 169 НК РФ.

Если после отгрузки стороны меняют цену или уточняют количество, для изменения стоимости оформляется корректировочный счёт-фактура. В нём связывают новые показатели с исходным счётом-фактурой, отражают значения до и после изменения и разницу между ними — п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Исправление первичного документа оформляют с датой исправления и подписями составивших его лиц с идентифицирующими сведениями — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.