Как оформить сотрудника, который уже работает

Чтобы понять, как оформить сотрудника, уже работающего у работодателя, сначала нужно установить, как он приступил к своим обязанностям. Статья 67 ТК РФ связывает возникновение договора без письменного оформления с фактическим допуском к работе. Речь идёт о начале работы с ведома или по поручению работодателя либо представителя, уполномоченного на такой допуск. Именно это условие позволяет считать трудовой договор заключённым, хотя подписи на бумаге ещё не поставлены. Поэтому вопрос об оформлении начинается с обстоятельств допуска, а не только с наличия готового текста договора.

Если работодатель сам поручил сотруднику начать работу, отсутствие письменного документа не означает, что заключение договора можно отложить до удобного момента. По ст. 67 ТК РФ при таком допуске у работодателя уже есть обязанность письменно оформить отношения. Здесь нужно различать существование договора и его форму: отношения могут возникнуть до подписания, но письменное оформление всё равно требуется. Согласие с тем, что человек фактически работает, не заменяет подписанного сторонами документа. Если сотрудник начал работать с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, договор считается заключённым и без письменного оформления.

На оформление при фактическом допуске ст. 67 ТК РФ отводит не позднее трёх рабочих дней со дня такого допуска. Отправная точка здесь — начало работы в предусмотренных нормой обстоятельствах. Срок не привязан к тому, когда работодатель решил заняться документами или передал проект сотруднику. Если оформление задержалось, обязанность составить письменный договор сохраняется: сама задержка не подменяет документ и не устраняет необходимость подписей. При ответе на вопрос о сроке нужно сопоставлять момент допуска с моментом письменного оформления, а не считать только время подготовки проекта.

Когда сотруднику поручал работу представитель, существенны его полномочия. В ст. 67 ТК РФ назван не любой человек, находящийся у работодателя, а представитель, уполномоченный допускать к работе. Поэтому при разногласиях нельзя ограничиться утверждением, что сотрудник получил указание от кого-то из коллег. Нужно установить, кто именно дал поручение и выступал ли он в том качестве, которое указано в норме. От этого зависит применение правила о договоре, заключённом без письменной формы. Само название должности человека, давшего указание, не раскрывает обстоятельства допуска.

Обычный порядок письменного оформления по ст. 67 ТК РФ предполагает два экземпляра трудового договора. Каждый подписывают обе стороны. Недостаточно подготовить текст только для хранения у работодателя или считать оформление завершённым после подписи лишь одного участника. Подписи сторон нужны на каждом экземпляре, а затем экземпляры распределяются между сотрудником и работодателем. Так письменная форма охватывает не только составление текста: требуется и его подписание в установленном порядке. Если перед сторонами пока находится неподписанный проект, сам факт его подготовки ещё не выполняет эти требования.

Один экземпляр передают работнику, второй оставляют у работодателя. Получение своего экземпляра сотрудник подтверждает подписью именно на том экземпляре, который хранится у работодателя. Это отдельное требование ст. 67 ТК РФ, связанное с передачей документа. Его не следует смешивать с подписью под самим договором: закон говорит и о подписании договора сторонами, и о подтверждении получения экземпляра. При завершении оформления нужно убедиться, что выполнены оба действия. Если сотрудник подписал договор, но свой экземпляр ещё не получил, вопрос передачи документа остаётся нерешённым.

Отдельно ст. 67 ТК РФ регулирует отношения, которые начались на основании гражданско-правового договора, а впоследствии были признаны трудовыми. Для такого случая срок письменного оформления отсчитывается со дня признания отношений трудовыми: не позднее трёх рабочих дней, если судом не установлено иное. Этот порядок нельзя автоматически переносить на обычный фактический допуск без письменного договора. Сначала нужно определить, о каком основании оформления идёт речь. Одно дело — сотрудник начал работу с ведома работодателя, другое — первоначальные отношения по гражданско-правовому договору позднее получили трудовое признание.

Оформляя уже допущенного сотрудника, нужно учитывать и оговорку ст. 67 ТК РФ о категориях работников, для которых законодательство предусматривает особенности заключения договора. Это может быть согласование возможности заключить договор или его условий с соответствующими лицами либо органами, а также большее количество экземпляров. Из этого положения не следует, что согласование требуется при каждом оформлении уже работающего сотрудника. Общий порядок предусматривает письменный договор, подписи сторон, передачу экземпляра работнику и подтверждение его получения; специальные требования применяются тогда, когда предусмотрены для соответствующей категории.