Как оформить смену главного бухгалтера

Чтобы поменять главного бухгалтера, сначала определите, кто будет вести бухгалтерский учёт после смены сотрудника. За организацию учёта и хранение бухгалтерских документов отвечает руководитель. Значит, кадровое решение нужно связать с распределением обязанностей по учёту: кто их принимает и как будет обеспечено хранение документов. Эта обязанность руководителя закреплена в ч. 1 ст. 7 402-ФЗ.

Выбор не всегда ограничен приёмом нового главного бухгалтера. Руководитель вправе поручить учёт иному должностному лицу организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта. Для кредитной организации предусмотрено специальное правило: учёт возлагается на главного бухгалтера. Выбирая способ замены, учитывайте вид организации — ч. 3 ст. 7 402-ФЗ.

Если директор хочет вести учёт лично, сначала соотнесите организацию с условиями закона. Такая возможность предусмотрена для руководителя субъекта, который вправе применять упрощённые способы бухгалтерского учёта, а также для руководителя субъекта среднего предпринимательства, с установленными законом исключениями. Поручать директору учёт только потому, что прежний бухгалтер уходит, без учёта этих условий нельзя — ч. 3 ст. 7 402-ФЗ.

Проверьте требования к человеку, которому поручаете бухгалтерию. Например, в публичных акционерных обществах, страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах нужны высшее образование, установленный стаж и отсутствие неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления. Для перечисленных в законе организаций стаж составляет не менее трёх лет из последних пяти календарных лет, а без профильного высшего образования — не менее пяти из последних семи. Условия закреплены в ч. 4 ст. 7 402-ФЗ.

При передаче учёта исполнителю по договору услуг также учитывайте квалификацию. Исполнитель — физическое лицо должен отвечать требованиям ч. 4. Если договор заключается с юридическим лицом, у него должен быть хотя бы один работник с такой квалификацией, работающий по трудовому договору. Это правило ч. 6 ст. 7 402-ФЗ помогает выбрать допустимый вариант ведения учёта после ухода сотрудника.

Если прежний главный бухгалтер увольняется, прекращение его трудового договора оформите приказом. Ознакомьте работника с ним под роспись; если ознакомление невозможно или сотрудник отказывается расписаться, сделайте запись на приказе. Если бухгалтер требует копию приказа об увольнении, работодатель обязан её заверить и выдать. Эти действия предусмотрены ст. 84.1 ТК РФ и относятся именно к оформлению увольнения.

На день прекращения договора запланируйте расчёт и выдачу трудовой книжки либо сведений о трудовой деятельности у работодателя. По письменному заявлению сотрудника выдайте также заверенные копии документов, связанных с работой. Формулировка основания и причины увольнения в трудовых записях должна точно соответствовать закону и содержать ссылку на соответствующую норму — это требование ст. 84.1 ТК РФ к оформлению прекращения договора.