Как оформить счёт-фактуру

Чтобы понять, как оформить счет фактуру, сначала определите, какое событие отражает документ. Реализация товара, выполнение работ, оказание услуг и получение денег до исполнения сделки требуют разных сведений. Изменение стоимости уже отгруженного товара связано с корректировочным документом. Начинать с заполнения случайного образца неудобно: сначала установите основание составления, затем подбирайте сведения для соответствующего вида счёта-фактуры. Эти различия закреплены в ст. 169 НК РФ.

Обязанность составлять документ предусмотрена п. 3 ст. 169 НК РФ для налогоплательщика, в том числе налогового агента, при указанных в этой норме облагаемых операциях. Одновременно норма предусматривает исключения. Например, при реализации покупателю, который не является плательщиком НДС или освобождён от соответствующих обязанностей, стороны могут письменно согласовать несоставление счетов-фактур. Это правило не охватывает реализацию товаров, подлежащих прослеживаемости. Одного устного пожелания покупателя для такого согласования недостаточно.

При реализации ориентируйтесь на п. 5 ст. 169 НК РФ. В нём предусмотрены порядковый номер и дата составления, сведения, позволяющие определить документ об отгрузке, выполнении работ или оказании услуг. Если перед исполнением поступала оплата, учитываются сведения о платёжном документе и счёте-фактуре на предоплату, суммы которой зачитываются. Свяжите эти сведения с конкретной поставкой: платёж и отгрузка могут относиться к разным этапам исполнения сделки.

Количество или объём работ, услуг, товаров отражается исходя из принятых единиц измерения, когда его возможно указать. Отдельно предусмотрена стоимость всего количества без налога и с учётом налога. При заполнении счёта-фактуры на услуги нужно установить, какие именно сведения об объёме можно выразить в таких единицах. Условие о возможности указания объёма содержится в самом п. 5 ст. 169 НК РФ; оно не даёт основания произвольно менять стоимость оказанных услуг.

Предоплату оформляют с учётом п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Среди предусмотренных сведений — номер и дата составления, сумма полученной оплаты или её части, налоговая ставка. Если вы хотите сделать счет фактуру после поступления денег, выясните, относятся ли они к предстоящему исполнению. Нельзя подменять описание предоплаты сведениями о якобы состоявшейся отгрузке только потому, что так удобнее заполнить документ.

При возврате товара сначала установите, изменяется ли стоимость ранее отражённой поставки. Статья 169 НК РФ предусматривает корректировочный счёт-фактуру при изменении стоимости, включая изменение цены или уточнение количества. В таком документе указывают реквизиты исходного счёта-фактуры, показатели до и после изменения и разницу между ними. Само слово «возврат» ещё не описывает, какие показатели нужно скорректировать: их следует сопоставить с ранее оформленной поставкой.

Для изменения стоимости по нескольким ранее составленным счетам-фактурам ст. 169 НК РФ допускает единый корректировочный документ. Это возможность объединить корректировки, относящиеся к счетам-фактурам того же налогоплательщика. Для объединения других операций в сводный счёт-фактуру отдельно проверьте условия его составления. Если требуется сформировать счет фактуру сразу по нескольким операциям, сначала определите, идёт ли речь именно об изменении стоимости уже отражённых поставок.

После заполнения проверьте подписи по п. 6 ст. 169 НК РФ. От организации документ подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. Основанием полномочий служит приказ, иной распорядительный документ или доверенность от организации. Для индивидуального предпринимателя предусмотрена его подпись либо подпись лица с доверенностью от него; также указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата присвоения этого номера.

Электронная форма предполагает усиленную квалифицированную электронную подпись по п. 6 ст. 169 НК РФ. Для реализации и передачи в составе работ товаров, подлежащих прослеживаемости, п. 1.1 предусматривает электронное выставление с исключениями. Получение таких документов организациями и предпринимателями регулирует п. 1.2: используется оператор электронного документооборота, отвечающий установленным требованиям. Выбор формы связан и с характером товара, а не только с удобством сторон.

Форму и порядок заполнения устанавливает Правительство Российской Федерации: это прямо предусмотрено п. 8 ст. 169 НК РФ. Перечень сведений в статье помогает определить содержание документа, но не заменяет правила заполнения формы. Если обязательство по условиям сделки выражено в иностранной валюте, п. 7 разрешает указать суммы в этой валюте. Перед подписанием сопоставьте документ с основанием операции, оплатой и сведениями об исполнении: именно это позволяет составить счёт-фактуру по существу сделки.