Как оформить прогул сотрудника

Чтобы оформить прогул сотруднику, сначала установите, сколько времени его не было именно на рабочем месте. Для увольнения за прогул подходят два случая: отсутствие всю рабочую смену любой продолжительности или более четырёх часов подряд в пределах смены. В обоих случаях причины должны быть неуважительными. Ровно четыре часа отсутствия при неполностью пропущенной смене под второй случай не подпадают — подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

При фиксации события укажите дату, рабочее место и время начала и окончания отсутствия. Эти сведения нужны, чтобы сопоставить фактический невыход с условиями увольнения за прогул. Не объединяйте отдельные промежутки в непрерывный период: для отсутствия в течение части смены закон использует признак «подряд». Содержание записи должно позволять понять, отсутствовал ли человек всю смену или только часть рабочего дня — ст. 81 ТК РФ.

До решения о дисциплинарном взыскании затребуйте письменное объяснение сотрудника. Получив его, оцените изложенные причины вместе с обстоятельствами отсутствия: увольнение за прогул предполагает отсутствие уважительной причины. Не принимайте решение лишь по записи о неявке, пока не соблюдён порядок получения объяснения. Если через два рабочих дня объяснение не предоставлено, оформите соответствующий акт. После этого отсутствие объяснения позволяет продолжить процедуру — ст. 193 ТК РФ.

Проверьте две даты: когда проступок совершён и когда его обнаружили. Взыскание за прогул применяется не позднее месяца со дня обнаружения. При подсчёте этого месяца исключаются болезнь сотрудника, его отпуск и время, необходимое для учёта мнения представительного органа работников. Одновременно действует предел в шесть месяцев со дня совершения проступка; время производства по уголовному делу в этот срок не включается. Учитывайте оба ограничения перед изданием приказа — ст. 193 ТК РФ.

Если выбранное взыскание — увольнение, проверьте, не находится ли сотрудник в отпуске или на больничном. Увольнять по инициативе работодателя в эти периоды запрещено ст. 81 ТК РФ. За один прогул допускается только одно дисциплинарное взыскание: повторно наказывать за тот же проступок нельзя — ст. 193 ТК РФ.

Приказ о взыскании объявите сотруднику под роспись в течение трёх рабочих дней после издания. Период его отсутствия на работе при подсчёте этих дней не учитывается. Если работник отказывается знакомиться с приказом под роспись, составьте акт об отказе. Это отдельный документ: он фиксирует отказ от ознакомления, а акт о непредоставлении объяснения относится к более раннему этапу. Работник вправе обжаловать взыскание в государственную инспекцию труда и органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров — ст. 193 ТК РФ.