Как оформить предоставление сотруднику служебного автомобиля

Чтобы оформить сотруднику служебный автомобиль, сначала определите, для какой работы предоставляется машина. Для работника, которому поручают поездки, существенны его трудовая функция и характер работы. Трудовая функция — это должность или конкретная порученная работа. Ее обязательно закрепляют в трудовом договоре. Условия о разъездном, подвижном или другом характере работы включают в необходимых случаях — ст. 57 ТК РФ.

Затем согласуйте условие о пользовании автомобилем. Его можно включить в трудовой договор как дополнительное условие, уточняющее права и обязанности сотрудника и работодателя применительно к работе этого человека. При составлении текста удобно ответить на практические вопросы: кому предоставляется машина, для каких рабочих задач и какие обязанности стороны связывают с ее использованием. Такое уточнение должно сохранять положение работника по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами — ст. 57 ТК РФ.

Если сотрудник уже работает, начните с его действующего договора. Сопоставьте порученные ему задачи с описанием трудовой функции и характера работы. Предоставление машины и разъездной характер работы описывают разные условия: первое касается использования автомобиля, второе — организации труда. В тексте договора стоит отразить каждое условие, которое относится к работе сотрудника, чтобы выдача машины не оставляла без оформления обязательные условия по ст. 57 ТК РФ.

Пропущенное обязательное условие нужно оформить письменно. Например, если работа требует закрепления разъездного характера, а соответствующего условия в договоре нет, стороны могут определить его в приложении к договору либо отдельном письменном соглашении. Документ становится частью трудового договора. Пропуск такого условия при заключении договора не ведет к его расторжению или признанию незаключенным: договор дополняют по правилам ст. 57 ТК РФ.

Отдельно выясните, будет ли на автомобиле выполняться перевозка пассажиров и багажа либо грузов. Для движения по дорогам при таких перевозках в городском, пригородном и междугородном сообщениях путевой лист оформляют или формируют на каждую машину. Оформлением листа для этих поездок должен заниматься собственник автомобиля или его владелец. Это правило п. 10 акта об оформлении или формировании путевого листа; его нужно учитывать при организации поездок сотрудника наряду с условиями трудового договора.

Если автомобиль предоставлен во временное владение и пользование за плату по договору аренды с экипажем, оформление путевого листа возложено на арендодателя. Для организации работы сотрудника сначала определите, на каком основании используется машина, и затем установите, кто оформляет лист. При таком варианте аренды действует специальное правило п. 10 акта об оформлении или формировании путевого листа. Условие трудового договора о предоставлении автомобиля следует согласовать с фактической организацией рабочих поездок.