Как оформить отсутствие сотрудника на работе

Чтобы оформить отсутствие сотрудника, начните с обстоятельств неявки: когда он должен был работать, сколько времени отсутствовал на рабочем месте и чем это объясняет. Эти сведения нужны для решения о прогуле. По подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ увольнение возможно за отсутствие без уважительных причин всю смену либо более четырёх часов подряд в течение смены. Продолжительность и причина оцениваются вместе.

Если человек пропустил весь рабочий день, короткая смена тоже может подпадать под это основание. Когда пропущена только часть смены, сравнивайте именно непрерывный период отсутствия с пределом более четырёх часов. Отсутствие ровно четыре часа не соответствует этому условию. Несколько отдельных периодов неявки нельзя складывать для получения четырёх часов подряд: такая формулировка основания увольнения закреплена в ст. 81 ТК РФ.

До решения о дисциплинарном взыскании затребуйте у сотрудника письменное объяснение. Оно позволяет изложить причину неявки, которую необходимо сопоставить с обстоятельствами отсутствия. Не переходите к взысканию, минуя этот этап: запрос объяснения предшествует наказанию по ст. 193 ТК РФ. Если сотрудник объяснил отсутствие, рассмотрите его доводы перед выбором решения, поскольку для прогула требуется отсутствие уважительных причин — ст. 81 ТК РФ.

Если объяснение не поступило по истечении двух рабочих дней, оформите акт о его непредоставлении. Отказ сотрудника объясняться не блокирует дальнейшее применение дисциплинарного взыскания. При этом акт относится к неполученному объяснению; вопрос о причине и продолжительности неявки всё равно нужно разрешить для увольнения за прогул. Порядок получения объяснения установлен ст. 193 ТК РФ, а признаки прогула — ст. 81 ТК РФ.

Проверьте время, оставшееся для взыскания. Обычно оно применяется в пределах месяца со дня обнаружения проступка. Из этого периода исключаются болезнь, отпуск сотрудника и время, необходимое для учёта мнения представительного органа работников. Для обычного дисциплинарного проступка действует и предел в шесть месяцев со дня совершения; время производства по уголовному делу в него не включается. Эти правила закреплены в ст. 193 ТК РФ.

За одну неявку как один дисциплинарный проступок допускается только одно дисциплинарное взыскание. Изданный приказ объявите сотруднику под роспись в течение трёх рабочих дней, исключив время его отсутствия на работе. Если он отказывается ознакомиться под роспись, составьте соответствующий акт — ст. 193 ТК РФ.

Если выбрано увольнение, учитывайте запрет на увольнение по инициативе работодателя во время временной нетрудоспособности или отпуска — ст. 81 ТК РФ. Сохраните объяснение, акты и приказ: работник вправе оспорить взыскание в государственной инспекции труда либо в органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. Такая возможность предусмотрена ст. 193 ТК РФ.