Как оформить нового сотрудника в бухгалтерии

Чтобы оформить нового сотрудника в бухгалтерии, начните с согласования трудового договора. Для работника, которого принимают бухгалтером, опишите трудовую функцию: должность по штатному расписанию или конкретный вид поручаемой работы. Если бухгалтерия оформляет сотрудника другого подразделения, в договоре также нужна именно его работа. Укажите место работы и дату, с которой человек приступает к обязанностям. Эти условия обязательны по ст. 57 ТК РФ.

Для расчёта оплаты закрепите в договоре размер оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Бухгалтерии нужны согласованные условия оплаты конкретного сотрудника. Если его режим рабочего времени и отдыха отличается от общих правил работодателя, запишите и это отличие. Обязательность таких условий предусмотрена ст. 57 ТК РФ. Условия договора должны соответствовать тому, о какой работе и оплате договорились стороны.

Проверьте сведения о сторонах: фамилию, имя, отчество работника, наименование работодателя, сведения о документах, удостоверяющих личность, и идентификационный номер налогоплательщика. Укажите представителя работодателя и основание его полномочий подписывать договор, а также место и дату заключения. Так можно связать согласованные условия с конкретным работником и лицом, которое оформляет его приём от работодателя, — ст. 57 ТК РФ.

Опишите условия труда на рабочем месте будущего сотрудника, закрепите обязательное социальное страхование работника. При срочном договоре укажите срок действия и причину, по которой договор заключают на определённый срок. Если стороны хотят согласовать испытание или неразглашение охраняемой законом тайны, это можно отразить как дополнительные условия. Они не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными правилами — ст. 57 ТК РФ.

Подготовьте два экземпляра договора и подпишите каждый обеими сторонами. После подписания выдайте сотруднику его экземпляр, сохранив другой у работодателя с подписью работника о получении документа. Подпись о получении подтверждает передачу документа; её нужно оформить вместе с выдачей договора, а не ограничиваться подписями сторон под его условиями. Такой порядок установлен ст. 67 ТК РФ.

Если человек уже работает с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, трудовой договор считается заключённым и без письменного оформления. Оформить его письменно нужно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе. Отсчитывайте этот срок от начала работы при таком допуске — ст. 67 ТК РФ.

Если после подписания обнаружили пропуск обязательных сведений или условий, дополните договор. Недостающие сведения вносят в его текст, а условия согласуют письменным приложением или отдельным соглашением сторон. Пропуск не служит основанием считать договор незаключённым или расторгать его. Для исправления оформления используйте порядок, предусмотренный ст. 57 ТК РФ.