Как оформить машиночитаемую доверенность для использования электронной подписи сотрудника

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность на ЭЦП сотрудника, исходите из его роли: он будет подписывать электронные документы как представитель юридического лица. ЭЦП здесь означает электронную подпись; для такого подписания нужна квалифицированная электронная подпись самого представителя. Его полномочия действовать за организацию подтверждает доверенность, выданная этой организацией. Подпись сотрудника на рабочем документе и подпись на доверенности выполняют разные задачи — п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.

При прямой выдаче доверенности организацией её электронную форму подписывают квалифицированной электронной подписью юридического лица. В сертификате этой подписи также должно быть указано лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Именно такой вариант подписи предусмотрен п. 1 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ, к которому отсылает правило о подписании электронной доверенности. Для сотрудника это означает: свою подпись он использует на документах, которые направляет как представитель.

Если полномочия сотруднику передают через другого представителя, речь идёт о передоверии — передаче полномочий по ранее выданной доверенности. Подписать электронную доверенность в этом случае может лицо, которому доверенность выдана с правом передоверия. Перед оформлением такой передачи нужно установить, допускает ли её первоначальная доверенность: это условие прямо связано с подтверждением полномочий по п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.

При передоверии получателю предъявляют и доверенность, разрешающую такую передачу полномочий. Она должна быть подписана квалифицированной электронной подписью юридического лица по п. 1 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ либо подписью нотариуса, если доверенность нотариально удостоверена. В результате получатель сможет сопоставить полномочия сотрудника с правом представителя передать их дальше — п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.

Нотариальное удостоверение влияет на то, кто подписывает электронную доверенность. Если доверенность удостоверена нотариусом, допускается квалифицированная электронная подпись нотариуса. Этот вариант распространяется и на доверенность, выданную в порядке передоверия. Выбор подписи связан с тем, как оформлена конкретная доверенность, — п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.

Когда сотрудник направляет подписанный документ, одновременно нужно представить доверенность от имени организации. Обычный способ — включить её в пакет электронных документов. Так получателю передают и документ с подписью представителя, и подтверждение того, что представитель вправе действовать за юридическое лицо, — п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.

Перед отправкой определите порядок представления доверенности, применимый к вашему взаимодействию. Соглашение участников либо соответствующий нормативный правовой акт может предусматривать иной способ её передачи. Тогда ориентироваться нужно на этот порядок; при включении доверенности в пакет проверьте также наличие документа, разрешающего передоверие, если сотрудник получил полномочия через представителя. Эти варианты передачи закреплены в п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ.