Как оформить использование личного автомобиля сотрудника в работе

Чтобы оформить автомобиль сотрудника для рабочих поездок, начните с договорённости о его использовании в интересах работодателя. Уточните, для каких рабочих задач сотрудник будет ездить на своей машине и согласен ли с этим работодатель. Статья 188 ТК РФ связывает выплаты с использованием личного имущества с согласия или ведома работодателя. Речь идёт о транспорте, принадлежащем работнику, и о поездках в интересах работодателя.

Затем подготовьте письменное соглашение между работником и работодателем. Именно в такой форме стороны трудового договора определяют размер возмещения расходов по ст. 188 ТК РФ. Для этого можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём удобно обозначить автомобиль и рабочие задачи, для которых он используется: так договорённость будет относиться к конкретной машине и понятным сторонам поездкам.

При обсуждении выплат разделите два вопроса. Первый — компенсация за использование автомобиля и его износ, то есть амортизацию. Второй — возмещение расходов, связанных с использованием машины. Оба вида выплат предусмотрены ст. 188 ТК РФ. Если соглашение описывает только расходы, вернитесь к вопросу о компенсации: у неё другое назначение. Работник предоставляет свой транспорт для работы, а эксплуатация приводит к его износу.

Размер возмещения расходов согласуйте с сотрудником и запишите в документе. Устную договорённость стоит перевести в письменную форму, поскольку такой способ определения размера возмещения прямо закреплён в ст. 188 ТК РФ. При подготовке текста можно отдельно описать, какие расходы стороны относят к рабочему использованию автомобиля и как будут определять сумму к выплате. Это поможет сопоставлять договорённость с фактическими поездками.

Условия компенсации за использование и износ также удобно вынести в отдельный пункт соглашения. Не смешивайте её описание с возмещением затрат на поездки: сотруднику и работодателю должно быть понятно, за что предусмотрена каждая выплата. Основанием для такого разграничения служит ст. 188 ТК РФ, которая отдельно называет компенсацию и расходы, связанные с использованием имущества. При согласовании текста обсудите обе составляющие, даже если первоначальный вопрос касался только расходов.

Если сотрудник уже ездит на личной машине по работе, выясните, знал ли об этом работодатель и в чьих интересах совершались поездки. Согласие работодателя и его осведомлённость — альтернативные условия, названные в ст. 188 ТК РФ. Поэтому обсуждать выплаты нужно и тогда, когда использование машины происходило с ведома работодателя. Письменно зафиксируйте размер возмещения расходов, а при разногласиях о поездках сопоставьте рабочие задачи, фактическое использование транспорта и договорённости сторон. Для применения этой статьи существенна связь использования личного автомобиля с интересами работодателя.