Как написать отказ в удовлетворении претензии

Начните ответ с обозначения претензии, на которую отвечаете: укажите её дату, отправителя и предмет требований. Так адресат сможет связать отказ с конкретным обращением. Затем прямо напишите, отклоняете ли вы требования полностью или спорите только с их частью. Это способ ясно изложить позицию при досудебном урегулировании спора, о котором говорит ч. 5 ст. 4 АПК РФ.

Причины отказа изложите отдельно по каждому спорному требованию. Сначала передайте, что просит другая сторона, затем объясните своё несогласие и укажите, на какие условия договора и документы опираетесь. Не подменяйте объяснение общей фразой о необоснованности претензии. Если спор касается исполнения договора, связывайте возражения именно с тем исполнением, которое оспаривается. Такая структура помогает обозначить предмет разногласий до обращения в арбитражный суд по ч. 5 ст. 4 АПК РФ.

Для основной части письма можно использовать такую заготовку: «Требование, изложенное в претензии, отклоняю по следующим причинам: … . Моя позиция подтверждается следующими условиями договора и документами: …». Заполните пропуски обстоятельствами своего спора. Формулировка должна соответствовать реальным возражениям: при частичном несогласии обозначьте границы отказа. Рассматривайте письмо как изложение своей позиции в досудебном споре по ч. 5 ст. 4 АПК РФ, а не как окончательное разрешение разногласий.

Перед отправкой прочитайте условия договора о сообщениях между сторонами. При выборе адресата и способа передачи ответа учитывайте согласованный порядок переписки. По общему правилу последствия юридически значимого сообщения связаны с доставкой самому лицу либо его представителю. При этом закон, условия сделки, обычай или сложившаяся практика отношений могут определять применение этих правил иначе — п. 1 и 2 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Сохраните текст отправленного отказа и подтверждения его передачи и доставки. Они помогут соотнести содержание ответа с тем, что получил адресат. Если сообщение поступило адресату, но он не прочитал или не получил его по зависящим от него обстоятельствам, оно считается доставленным. Для ответа на претензию это существенное различие между отсутствием ознакомления и отсутствием доставки — п. 1 ст. 165.1 ГК РФ ч.1.

Не рассчитывайте, что отказ завершит спор или запретит предъявить иск: право обратиться в суд сохраняется, а отказ от этого права недействителен по ч. 3 ст. 4 АПК РФ. Для денежных требований из договоров, других сделок и неосновательного обогащения общий срок до передачи спора в арбитражный суд составляет тридцать календарных дней со дня направления претензии. Закон или договор могут предусматривать иной срок либо порядок — ч. 5 ст. 4 АПК РФ. Учитывайте это при оценке дальнейшей переписки.