Как написать докладную записку на сотрудника

Если вы решаете, как писать докладную на сотрудника, начните с описания события. Сообщите работодателю, о каком работнике идёт речь, что он сделал или не сделал, когда это произошло и какая трудовая обязанность с этим связана. Смысл такого сообщения — дать фактическую основу для оценки проступка. По ст. 192 ТК РФ дисциплинарная ответственность связана с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязанностей по вине работника.

Вместо общей характеристики «плохо работает» опишите конкретное невыполненное действие. Например, изложите, какое поручение относилось к трудовым обязанностям сотрудника и в чём состояло его невыполнение. Отделяйте то, что наблюдали лично, от сведений, которые ещё нужно выяснить. Это позволит обсуждать определённое нарушение, а не отношение автора записки к человеку — ст. 192 ТК РФ.

Отдельно изложите обстоятельства события. Укажите известные вам причины произошедшего и последствия, если они были. Не превращайте предположение о виновности в установленный факт. Работодателю предстоит оценить вину сотрудника, тяжесть проступка и условия, в которых он был совершён. Эти обстоятельства имеют значение при выборе взыскания по ст. 192 ТК РФ, поэтому их полезно описать без эмоциональных оценок.

Закончить докладную можно просьбой рассмотреть описанные факты и решить вопрос о дисциплинарной ответственности. Не формулируйте увольнение как обязательный результат обращения. Статья 192 ТК РФ предусматривает замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям; выбор связан с характером нарушения и обстоятельствами его совершения. Если докладная касается одного проступка, назначать за него несколько дисциплинарных взысканий запрещает ст. 193 ТК РФ.

После получения сообщения работодатель должен затребовать у сотрудника письменное объяснение до применения взыскания. Докладная передаёт сведения автора, а объяснение позволяет работнику изложить свою позицию. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется акт. Отсутствие объяснения не препятствует применению взыскания при соблюдении порядка ст. 193 ТК РФ.

Даты в докладной помогают оценить сроки привлечения к ответственности. Взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка; время болезни, отпуска и учёта мнения представительного органа работников в этот срок не входит. Для обычного проступка действует также предел в шесть месяцев со дня совершения. При ревизии, финансово-хозяйственной или аудиторской проверке предел составляет два года; время производства по уголовному делу исключается — ст. 193 ТК РФ.

Если работодатель принял решение о взыскании, дальнейшее оформление продолжается приказом или распоряжением. Работника знакомят с ним под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая его отсутствия на работе. Когда сотрудник отказывается от такого ознакомления с приказом, работодателю нужно зафиксировать отказ в акте. Докладная может стать началом спора о взыскании: сотрудник имеет право оспорить наказание в государственной инспекции труда и (или) органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров — ст. 193 ТК РФ.