Как грамотно написать объяснительную записку

Чтобы грамотно написать объяснительную записку, начните с события, по поводу которого работодатель запросил объяснение. Укажите, что именно произошло, какие действия вы совершили и чем они были вызваны. Цель текста — передать вашу позицию до решения о дисциплинарном взыскании: работодатель обязан сначала затребовать письменное объяснение работника — ст. 193 ТК РФ.

Для удобства чтения можно построить записку так: кому она адресована, от кого подаётся, название документа, описание события, причины действий, дата и подпись. Это способ организовать рассказ. Основное внимание уделите содержанию: читатель должен различать факты, которые вы подтверждаете, и утверждения, с которыми спорите. Письменная форма объяснения предусмотрена ст. 193 ТК РФ.

Излагайте события последовательно. Если вы согласны с описанием поступка, объясните причины без преувеличений и обещаний. Если не согласны, напишите, какую часть утверждения оспариваете, и изложите свою версию. Не называйте предположение установленным фактом. Такой текст позволит сообщить работодателю именно вашу позицию при запросе объяснения перед взысканием — ст. 193 ТК РФ.

Условный образец основной части можно сформулировать так: «По поводу указанного в запросе события поясняю следующее: [последовательность событий]. Мои действия были вызваны следующими причинами: [причины]. С утверждением о [спорное обстоятельство] не согласен, поскольку [ваше объяснение]». Замените скобки собственными сведениями, а ненужные фразы удалите. Образец помогает выстроить ответ на запрос письменного объяснения по ст. 193 ТК РФ; признание проступка в него заранее закладывать не нужно.

При подготовке текста учитывайте срок: если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, работодатель составляет соответствующий акт. Отказаться от объяснения — не способ остановить дисциплинарную процедуру: взыскание допускается и при его непредоставлении. Если хотите изложить свои доводы до решения работодателя, используйте время, предусмотренное ст. 193 ТК РФ.

Перед передачей перечитайте записку: понятно ли, на какое событие вы отвечаете, нет ли противоречий между описанием действий и их причинами. Оставьте только сведения, которые относятся к запросу и которые вы готовы подтвердить. Объяснительная служит вашей письменной позицией в процедуре, установленной ст. 193 ТК РФ, поэтому точность здесь полезнее эмоциональных оценок работодателя.

После объяснения работодатель может принять решение о взыскании. За каждый дисциплинарный проступок допускается только одно взыскание. Приказ объявляется под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, без учёта времени отсутствия работника на работе. Если вы не согласны с взысканием, его можно обжаловать в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров — ст. 193 ТК РФ.