Где должен храниться коллективный договор

Если вы выясняете, где должен быть коллективный договор, ориентир — документы той организации, в которой он заключён. Для коллективных договоров предусмотрено постоянное хранение. Это означает, что сохранять договор нужно и после того, как он перестал действовать. Основание — позиция 386 п. 7.1 Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236. Не следует связывать срок хранения с тем, продолжают ли стороны пользоваться условиями договора: для этого документа установлен именно постоянный срок.

Отдельный случай — коллективный договор, который прислали в организацию для сведения. Такой документ сохраняют до минования надобности, то есть пока он нужен для ознакомления и использования как информация. Это исключение прямо относится к присланным для сведения договорам. Применять его к собственному коллективному договору организации и уничтожать его после утраты практической потребности нельзя: различие закреплено в примечании к позиции 386 п. 7.1 Перечня.

Поиск договора и выяснение, прошёл ли он регистрацию, — разные задачи. Работодатель или представитель работодателя направляет подписанный коллективный договор на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду в течение семи дней со дня подписания. Для коллективного договора регистрация проходит на уровне соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Полномочия по регистрации могут передаваться органам местного самоуправления, если такая возможность предусмотрена законом субъекта Российской Федерации. Эти правила закреплены в ст. 50 ТК РФ.

Если при поиске договора выяснилось, что уведомительная регистрация ещё не состоялась, это не препятствует его вступлению в силу. Для работника отсутствие регистрации и отсутствие текста договора — разные обстоятельства. Решать вопрос о действии договора только по наличию регистрационной отметки неверно: ст. 50 ТК РФ прямо отделяет вступление в силу от факта регистрации. При этом обязанность работодателя направить договор на регистрацию сохраняется.

При работе с архивом различайте договор и документы, сопровождающие его исполнение. Отчёты о выполнении коллективных договоров хранят три года; такой же срок установлен для переписки об их заключении. Для документов по проверке выполнения условий договора предусмотрены три года после истечения срока его действия. Эти сроки относятся к соответствующим документам, а не к тексту самого договора. Основание — позиции 387–389 п. 7.1 Перечня.

Если найденный договор содержит условия, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами с нормами трудового права, применять такие условия нельзя. При регистрации орган по труду выявляет их и сообщает представителям подписавших сторон, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Постоянное хранение договора сохраняет его текст, но не делает ухудшающие условия действительными — ст. 50 ТК РФ.