Для чего нужна объяснительная записка на работе

Объяснительная записка на работе нужна для того, чтобы позиция работника была выражена письменно до решения о дисциплинарном взыскании. Дисциплинарное взыскание — мера, которую работодатель применяет за дисциплинарный проступок. Статья 193 ТК РФ устанавливает порядок её применения и прямо обязывает работодателя затребовать письменное объяснение. Запрос объяснительной связан с процедурой, в которой работнику предоставляется возможность высказаться о событии, послужившем поводом для запроса.

В самой ст. 193 ТК РФ используется выражение «письменное объяснение». Именно эту роль выполняет объяснительная записка. Её назначение определяется содержанием: работник излагает, что произошло, и объясняет свою позицию. Название документа не означает, что работник уже признал проступок. Норма предусматривает получение объяснения до взыскания, а не требует заранее согласиться с тем, как работодатель описывает событие.

Для работника это возможность сообщить свою версию, в том числе выразить несогласие с предъявленными претензиями. Объяснение может содержать описание события и причин поведения работника. При этом ст. 193 ТК РФ не устанавливает обязательного текста записки и не перечисляет фразы, которые нужно использовать. Из требования о письменном объяснении не следует обязанность написать признание вины или просьбу о снисхождении. Смысл документа — передать объяснение самого работника.

Для работодателя запрос объяснения является обязательным этапом перед применением дисциплинарного взыскания. Здесь нужно различать обязанность запросить документ и фактическое получение ответа. Первое прямо предписано ст. 193 ТК РФ. Второе может не состояться: работник вправе фактически не предоставить объяснение, и статья отдельно описывает последствия такой ситуации. При этом нельзя считать отсутствие записки доказательством того, что работодатель вообще не должен был её запрашивать.

На предоставление письменного объяснения закон отводит два рабочих дня. Если по их истечении работник не представил объяснение, составляется соответствующий акт. Рабочие дни прямо названы в ст. 193 ТК РФ; заменять их календарными днями в описании этого правила нельзя. Акт в такой ситуации фиксирует непредоставление объяснения. Его назначение отличается от назначения записки: записка передаёт позицию работника, а акт отражает отсутствие письменного ответа в предусмотренной законом процедуре.

Отказ от объяснительной не блокирует взыскание. Статья 193 ТК РФ прямо говорит, что непредоставление объяснения не является препятствием для его применения. Следовательно, молчание не позволяет остановить процедуру только потому, что у работодателя нет текста работника. Отсутствие объяснения не равнозначно признанию проступка работником. Если вы не согласны с взысканием, его можно обжаловать в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

После получения объяснительной работодатель решает вопрос о применении дисциплинарного взыскания. Чтобы изложить свою позицию до этого решения, представьте письменное объяснение в течение двух рабочих дней. Работник получает возможность изложить факты и причины своего поведения, но сам факт подачи документа не предрешает решение работодателя. По той же причине запрос объяснительной ещё не означает, что взыскание уже применено: закон ставит получение объяснения перед этим решением.

Объяснительную нужно отличать от приказа о взыскании. В записке изложена позиция работника, а приказ выражает решение работодателя о применении меры. Согласно ст. 193 ТК РФ приказ объявляется работнику под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, составляется акт. Это уже другой акт: он касается ознакомления с приказом, а не непредоставления объяснения.

Запрос записки не отменяет остальных ограничений процедуры. Например, ст. 193 ТК РФ предусматривает только одно дисциплинарное взыскание за каждый дисциплинарный проступок. Объяснительная не является самостоятельным взысканием, а её запрос и последующее решение о взыскании имеют разное значение. Наличие записки также не заменяет соблюдение сроков применения взыскания, установленных той же статьёй. Письменное объяснение — один элемент процедуры, а не документ, который делает любое последующее решение правомерным.

Если взыскание уже применено, значение объяснительной сохраняется как письменного изложения позиции работника по событию. При этом право оспорить взыскание предусмотрено самой ст. 193 ТК РФ: работник может обратиться в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. Статья не связывает это право с обязательным предварительным признанием проступка в записке. Объяснение служит для выражения позиции до взыскания, а обжалование позволяет поставить вопрос о принятом работодателем решении.