Что указывать в целях обработки персональных данных

Чтобы решить, какая цель обработки персональных данных подходит вашей работе, начните с задачи: какой результат вы хотите получить, используя сведения о человеке? Запишите этот результат понятными словами. Формулировка должна позволять связать сбор и дальнейшее использование сведений с определённой задачей. Заранее установленные цели должны быть конкретными и законными — ч. 2 ст. 5 152-ФЗ.

Выбирая, что указывать в целях обработки персональных данных, различайте цель и операции со сведениями. Цель объясняет, зачем нужны данные, а перечень действий — что именно вы будете с ними делать. В уведомлении эти сведения раскрываются отдельно. Для каждой цели нужно указать категории персональных данных, категории субъектов — людей, чьи сведения обрабатываются, правовое основание, перечень действий и способы обработки. Такое разделение предусмотрено ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Проверьте формулировку через состав собираемых сведений. Можете ли вы объяснить, зачем для выбранного результата требуется каждый вид данных? Если сведения не нужны для этой задачи, исключите их из обработки для этой цели. Содержание и объём данных должны соответствовать заявленной цели, без избыточного сбора. Это практический ориентир при составлении перечня сведений — ч. 4 и 5 ст. 5 152-ФЗ.

Если задач несколько, опишите каждую так, чтобы было понятно, какие сведения и о каких людях относятся к ней. В уведомлении сопоставьте каждой цели собственные категории данных, правовое основание, действия и способы обработки. Не переносите сведения из одной задачи в другую без оценки их совместимости с целью первоначального сбора. Обрабатывать данные вопреки этой цели запрещено — ч. 2 ст. 5 152-ФЗ, ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Продумайте, когда потребность в сведениях закончится. Хранить данные в форме, позволяющей определить человека, можно столько, сколько требует цель, с учётом срока, установленного федеральным законом или соответствующим договором. После достижения цели либо утраты необходимости в ней данные уничтожают или обезличивают, если федеральный закон не предусматривает иное. Это связывает формулировку цели с завершением обработки — ч. 7 ст. 5 152-ФЗ.

Если вы готовите уведомление, цель включают в него до начала обработки, когда уведомление обязательно. Его направляют в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных на бумаге или электронным документом с подписью уполномоченного лица. Исключения из обязанности уведомлять предусмотрены ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. При изменении заявленных сведений сообщите об изменениях не позднее 15-го числа следующего месяца — ч. 1, 3 и 7 той же статьи.