Что указывать в строке «Документ об отгрузке» в УПД

Чтобы заполнить строку «Документ об отгрузке» в УПД, начните с документа, которым оформлена отгрузка. Найдите его наименование, номер и дату, затем перенесите эти сведения в соответствующие места строки. Здесь нужен ответ на вопрос, каким документом оформлена отгрузка, а не описание самого товара. Такой состав реквизитов закреплён в строке 5а формы счёта-фактуры — ст. прил. 1 акта № 1137.

Наименование помогает понять, на какой документ ссылается запись. Номер и дата позволяют соотнести её с конкретным документом. При сверке читайте эти сведения вместе: проверьте не только цифры номера, но и название, а затем дату. Если перенести лишь номер, остальные предусмотренные формой сведения останутся незаполненными. Ориентир для такой сверки — подпись строки 5а ст. прил. 1 акта № 1137: «наименование, №», далее место для даты после слова «от».

Платёж и отгрузку в форме отражают раздельно. Когда перед вами платёжно-расчётный документ, его номер и дата относятся к строке 5. Для документа об отгрузке отведена строка 5а. Поэтому при заполнении УПД сначала определите, к какому событию относится документ, из которого берёте сведения. Перенос реквизитов платежа в поле об отгрузке смешивает назначение двух разных строк формы — ст. прил. 1 акта № 1137.

Название товара также имеет своё место: в таблице предусмотрена графа для наименования товара, описания выполненных работ или оказанных услуг. Не используйте строку об отгрузке как продолжение этого описания. Сопоставляйте поля по их назначению: в таблице отражается предмет операции, а в строке 5а — реквизиты документа. Это помогает проверить заполнение УПД по форме из ст. прил. 1 акта № 1137.

Если хотите добавить пояснение к записи об отгрузке, сохраняйте утверждённую форму счёта-фактуры. Дополнительную информацию можно размещать в дополнительных строках и графах при соблюдении этого условия. Сначала заполните предусмотренные реквизиты документа, затем решайте, какое пояснение нужно рядом. Право на такие дополнения предусмотрено п. 9 ст. прил. 1 акта № 1137.

При обнаружении ошибки в реквизитах оцените её влияние на идентификацию операции. Если ошибка не мешает налоговым органам определить продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, стоимость, ставку и сумму налога, новый экземпляр счёта-фактуры не составляют. Когда исправление оформляется новым экземпляром, показатели строки 1 сохраняют, а номер и дату исправления указывают в строке 1а. Такой порядок для счёта-фактуры установлен п. 7 ст. прил. 1 акта № 1137. При работе с УПД различайте строку об отгрузке и строки, относящиеся к оформлению исправления счёта-фактуры.