Что такое УПД в бухгалтерском учёте

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. В бухгалтерии он нужен для документального оформления факта хозяйственной жизни, то есть совершённой операции или события. При этом для принятия УПД к учёту проверьте, что операция действительно состоялась, а документ содержит обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц. Статья 9 402-ФЗ связывает бухгалтерский учёт с первичным документом, который оформляет реальный факт. Поэтому ответ на вопрос, что представляет собой УПД, начинается с его содержания: какую операцию он описывает, кто её совершил и какими подписями это подтверждено.

У такого документа могут сочетаться две функции. Он может оформлять хозяйственную операцию как первичный учётный документ и одновременно использоваться в качестве счёта-фактуры. Эти функции подчиняются разным требованиям. Для первичного документа основа — ст. 9 402-ФЗ. Требования к сведениям и подписанию счёта-фактуры установлены ст. 169 НК РФ. Само слово «универсальный» не означает, что любой заполненный бланк автоматически выполняет обе задачи. Нужно сопоставлять его содержание с требованиями к той функции, для которой его используют.

Для первичного учёта в УПД должны быть название документа, дата составления и наименование составившего его экономического субъекта. Экономический субъект здесь — тот, от чьего имени оформляется документ. Кроме того, требуется содержание факта хозяйственной жизни. Из записи должно быть понятно, что именно произошло. Указания только названия документа недостаточно: оно не заменяет описание операции. Такой состав сведений предусмотрен ч. 2 ст. 9 402-ФЗ и относится к первичному документу независимо от того, как назван используемый бланк.

Отдельная группа реквизитов касается измерения операции и ответственных лиц. Нужна величина натурального и (или) денежного измерения с единицами измерения. Закон также требует назвать должности лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за оформление, либо должности лиц, отвечающих за оформление события. Их подписи сопровождаются фамилиями и инициалами или другими сведениями, позволяющими установить подписавших. Поэтому наличие суммы в УПД ещё не означает, что все требования к первичному документу соблюдены. Подписи и сведения об ответственных лицах имеют самостоятельное значение.

Время оформления также связано с самой операцией. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни. Если это невозможно, его оформляют непосредственно после окончания такого факта. За своевременную передачу документа для регистрации в бухгалтерском учёте и достоверность содержащихся сведений отвечает лицо, ответственное за оформление. Это позволяет различать составление УПД и последующую работу бухгалтера с полученными сведениями: у этих действий разное содержание и разная ответственность.

Бухгалтер не становится ответственным за соответствие чужого первичного документа реальной операции лишь потому, что ведёт учёт. Часть 3 ст. 9 402-ФЗ прямо разграничивает такую ответственность. Одновременно письменные требования лица, ведущего бухгалтерский учёт, о соблюдении порядка оформления и представлении необходимых документов обязательны для работников экономического субъекта. Поэтому передача УПД в бухгалтерию не устраняет обязанности того, кто оформляет операцию, обеспечить достоверность сведений. Документ и событие, которое он описывает, должны соответствовать друг другу.

Формы первичных документов определяет руководитель по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это правило ч. 4 ст. 9 402-ФЗ объясняет, почему оценивать УПД нужно не только по внешнему виду. Существенны установленная форма и обязательные реквизиты. Для организаций бюджетной сферы та же часть статьи предусматривает установление форм в соответствии с бюджетным законодательством. Одно общее название документа не отменяет различий в правилах определения его формы.

УПД как первичный документ может быть бумажным или электронным, подписанным электронной подписью: это допускает ч. 5 ст. 9 402-ФЗ. Если документ выполняет также функцию счёта-фактуры, применяются правила ст. 169 НК РФ. В частности, её п. 5 предусматривает сведения о продавце и покупателе, валюте, налоговой ставке, сумме налога и стоимости с учётом налога. Пункт 6 регулирует подписи; для электронного счёта-фактуры предусмотрена усиленная квалифицированная электронная подпись. Нельзя переносить общее правило о первичном документе на счёт-фактуру без учёта этих требований.

Ошибки в первичном документе могут исправляться, если это не запрещено федеральными законами или актами органов регулирования бухгалтерского учёта. По ч. 7 ст. 9 402-ФЗ исправление должно содержать свою дату и подписи составивших документ лиц со сведениями для их идентификации. Простого изменения записи без такого оформления недостаточно. При оценке УПД следует различать исправление первичного документа и требования к его использованию как счёта-фактуры. Для использования УПД как счёта-фактуры проверьте также его реквизиты и подписи по ст. 169 НК РФ.