Что такое универсальный передаточный документ

Если в документах контрагента встретилось сокращение УПД, это означает «универсальный передаточный документ». Его назначение связано с оформлением хозяйственной операции. При этом УПД бывает включающим счёт-фактуру и без него: оба варианта электронной формы предусмотрены пунктом 1 приказа от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Чтобы понять назначение полученного документа, посмотрите, какой вариант оформлен и какая операция в нём отражена.

Для бухгалтерского учёта УПД служит первичным учётным документом — документом, которым оформляют факт хозяйственной жизни. Запись должна соответствовать реально совершённой операции. Принимать к учёту документы на события, которых не было, запрещено. Это относится и к документам, оформляющим мнимые или притворные сделки, — ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

При проверке заполнения начните с названия УПД, даты и наименования составившего его экономического субъекта. Затем проверьте описание операции, её натуральное и (или) денежное измерение и единицы измерения. Также нужны должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами либо другими сведениями, позволяющими установить, кто подписал документ. Эти реквизиты обязательны по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ; название «УПД» не освобождает от их заполнения.

Оформлять УПД для учёта нужно при совершении операции. Если сделать это тогда невозможно, документ составляют непосредственно после её окончания. За своевременную передачу первичных документов для регистрации в бухгалтерском учёте и достоверность содержащихся в них данных отвечает лицо, ответственное за оформление операции. Так распределяет обязанности ч. 3 ст. 9 402-ФЗ. Ожидание передачи документа бухгалтеру не меняет момента, когда его положено составить.

Бумажный и электронный способы оформления первичных документов допускаются ч. 5 ст. 9 402-ФЗ. При выборе электронной формы УПД потребуется электронная подпись. При передаче электронного УПД по телекоммуникационным каналам связи требования к XML-файлу определяет пункт 1 приказа от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. XML здесь обозначает формат файла обмена. Для первичных учётных документов формы определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учёт; для организаций бюджетной сферы действует правило бюджетного законодательства — ч. 4 ст. 9 402-ФЗ.

Если получателю нужна бумажная копия электронного УПД, обязанность изготовить её возникает, когда представление первичного документа на бумаге предусмотрено законом или договором. По требованию получателя копию изготавливает за свой счёт экономический субъект — ч. 6 ст. 9 402-ФЗ. При исправлении ошибки указывают дату исправления и ставят подписи составивших документ лиц с идентифицирующими сведениями. Исправления допускаются с учётом ограничений федеральных законов и нормативных правовых актов органов государственного регулирования бухгалтерского учёта — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.