Что такое информационная система персональных данных

Если вы выясняете, есть ли в компании информационная система персональных данных, начните с содержания баз. Персональными считаются сведения, которые относятся к определённому человеку или позволяют его определить прямо либо косвенно. Человек, к которому относятся эти сведения, называется субъектом персональных данных. Значение имеет возможность установить, о ком идёт речь, а не название базы или программы — п. 1 ст. 3 152-ФЗ.

Затем посмотрите, какие технологии и технические средства обеспечивают работу с этими сведениями. Система объединяет их с персональными данными, содержащимися в базах. Поэтому понятие охватывает не только информацию о людях, но и средства её обработки. Когда вы описываете такую систему, связывайте содержание базы с тем, как технически организована работа с ним. Именно эти составляющие соединены в определении из п. 10 ст. 3 152-ФЗ.

Отдельную программу не стоит отождествлять со всей системой. Программа может участвовать в обработке, однако при определении системы нужно учитывать также персональные данные в базах и технические средства. Для ответа на вопрос о конкретном решении полезно последовательно описать эти составляющие и связь между ними. Ориентиром служит совокупность элементов, указанная в п. 10 ст. 3 152-ФЗ.

Под обработкой понимается гораздо больше, чем изменение записей. Если сведения о людях собирают, записывают, хранят, извлекают или используют, с ними уже совершают операции обработки. Передача, удаление и уничтожение тоже входят в это понятие. Поэтому при описании работы системы учитывайте весь путь сведений, включая их хранение между другими операциями — п. 3 ст. 3 152-ФЗ.

Обработку с помощью вычислительной техники закон называет автоматизированной. Но общее понятие обработки включает также действия без средств автоматизации. Эти термины отвечают на разные вопросы: обработка обозначает действия со сведениями, а информационная система — данные в базах вместе с технологиями и техникой, обеспечивающими такие действия. Различие следует учитывать при описании работы с информацией — п. 3, 4 и 10 ст. 3 152-ФЗ.

Ещё один отдельный вопрос — кто является оператором. Так называют лицо или орган, которые организуют либо осуществляют обработку и определяют её цели, состав сведений и действия с ними. Оператором может быть юридическое или физическое лицо; возможна и совместная работа с другими лицами. Система описывает информационную и техническую сторону обработки, а понятие оператора помогает определить, кто её организует и задаёт цели — п. 2 ст. 3 152-ФЗ.