Что делать работодателю, если работник ушёл на больничный

Если работник сообщил о болезни, работодателю нужно различать сообщение об отсутствии и основание для назначения пособия. По ч. 6 ст. 13 Закона № 255-ФЗ таким основанием служит листок нетрудоспособности, который медицинская организация формирует в электронном виде и размещает в информационной системе страховщика. Страховщик здесь — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Работодатель выступает страхователем: он передаёт сведения, необходимые для выплаты. Само сообщение сотрудника ещё не заменяет электронный листок.

Электронный больничный подписывают медицинский работник и медицинская организация усиленной квалифицированной электронной подписью. Это установленный законом способ подтверждения электронного документа. Поэтому подготовку сведений для пособия нужно связывать с листком в информационной системе, а не только с устным объяснением сотрудника. Часть 6 ст. 13 Закона № 255-ФЗ предусматривает такую электронную форму как общее правило, сохраняя возможность исключений, установленных самим законом.

Основной срок для работодателя установлен ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Передать необходимые сведения нужно не позднее трёх рабочих дней со дня получения данных о закрытом электронном листке. Отсчёт связан именно с получением этих данных. Дата сообщения работника о болезни и дата получения сведений о закрытии листка могут не совпадать. Подменять одно событие другим при определении срока нельзя.

Сведения передают в информационную систему страховщика и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, если статья не предусматривает иного. Для работодателя это означает, что нужно подготовить не просто внутреннюю запись о больничном, а сведения для назначения и выплаты пособия. До отправки стоит сопоставить информацию о работнике с поступившими данными о листке: передача должна относиться к тому сотруднику, которому назначается пособие.

Источник сведений о самом работнике определён ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Человек представляет их работодателю при трудоустройстве либо в период работы. Перечень содержится в форме, которую утверждает страховщик. Закон допускает оформление на бумаге или в электронном виде. Если нужной информации у работодателя нет, её следует получить у сотрудника в рамках этой формы. Составлять произвольный перечень вместо предусмотренных ею сведений не нужно.

Отдельный вопрос — за чей счёт оплачивается больничный. По общему правилу для болезни или травмы работника, предусмотренному п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ, первые три дня нетрудоспособности финансирует работодатель. Начиная с четвёртого дня расходы несёт фонд. Поэтому передача сведений страховщику и оплата за счёт работодателя — разные обязанности. После направления данных для пособия работодатель оплачивает первые три дня за свой счёт.

При этом правило о первых трёх днях нельзя автоматически применять к любому листку нетрудоспособности. Статья 3 Закона № 255-ФЗ предусматривает и финансирование за счёт фонда с первого дня. В частности, исключение касается указанных в ч. 2 этой статьи лиц, утративших трудоспособность в период приостановления трудового договора после окончания соответствующей службы или контракта. При определении источника оплаты нужно учитывать основание нетрудоспособности и то, распространяется ли на работника исключение.

Если сотрудник работает у нескольких работодателей, значение имеет также его занятость в двух предшествующих календарных годах. По ч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ при работе у тех же работодателей пособие назначается страховщиком по каждому из них. Когда прежде человек работал у других работодателей, ч. 3 предусматривает назначение по одному из нынешних мест работы по выбору работника. При сочетании прежних и новых мест работы ч. 4 допускает предусмотренные ею варианты. Выбор нельзя делать только по факту наличия нескольких трудовых договоров.

Прекращение трудового договора тоже не всегда исключает назначение пособия по прежнему месту работы. Если болезнь или травма наступили в течение 30 календарных дней после прекращения работы, ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ предусматривает назначение и выплату страховщиком по прежнему работодателю. В таком обращении существенны дата прекращения работы и момент утраты трудоспособности. Сам по себе статус бывшего сотрудника ещё не отвечает на вопрос о пособии.

Практически работодателю стоит связать между собой три обстоятельства: получение данных о закрытом листке, наличие сведений о сотруднике и источник финансирования пособия. Для срока передачи применяется ч. 8 ст. 13, для сведений о человеке — ч. 13 той же статьи, для распределения расходов — ст. 3 Закона № 255-ФЗ. Такая последовательность позволяет понять, какие действия нужны от работодателя, не смешивая его обязанности с назначением пособия страховщиком.