Сколько времени нужно хранить акт проверки

Если организацию проверял орган государственного контроля или надзора, полученный акт храните 10 лет. Этот срок относится к документам проверок и ревизий, включая мероприятия без взаимодействия с объектом надзора. Для проверяемой организации правило закреплено в позиции 141 п. 1.4 Перечня. При выборе срока ориентируйтесь на вид проведённой проверки: название «акт» встречается в нескольких категориях документов, для которых предусмотрена разная продолжительность хранения.

Когда проверяли подведомственную организацию, срок для акта составляет 5 лет. Позиция 139 п. 1.4 Перечня различает хранение у проверяющей стороны и у той, которую проверяли. У обеих сторон указан пятилетний срок, но у проверяющей организации он сопровождается отметкой «ЭПК». Для экземпляра проверяемой организации в этой позиции стоит срок 5 лет без такой отметки.

Если акт составлен по результатам проверки структурного подразделения, его хранят 5 лет по позиции 140 п. 1.4 Перечня. Такую проверку нужно отличать от государственного контроля: для документов подразделения применяется своя позиция, а десятилетний срок предусмотрен для другой категории проверок. Решать, сколько хранится акт проверки, нужно с учётом этого различия.

Материалы государственного контроля могут включать больше документов, чем итоговый акт. В позиции 141 п. 1.4 Перечня вместе с актами названы уведомления, проверочные листы, запросы, заключения, отчёты, предписания, пояснения и возражения. Если эти документы относятся к такой проверке, для их хранения в проверяемой организации также предусмотрено 10 лет. Срок относится ко всей названной категории материалов.

При хранении жалобы на результаты проверки учитывайте отдельную позицию 148 п. 1.4 Перечня. Для обращений и документов об их рассмотрении установлен срок 5 лет с отметкой «ЭПК». Для материалов по результатам выездных и камеральных налоговых проверок предусмотрено исключение — 10 лет. Акт и жалоба на него относятся к разным позициям: срок для обращения выбирают с учётом того, какой проверке оно посвящено.

Переписку о выполнении предписания органа государственного контроля или муниципального контроля хранят 5 лет по позиции 150 п. 1.4 Перечня. Это отдельная категория документов, даже если переписка связана с актом, для которого действует десятилетний срок. Журнал учёта проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя, напротив, хранится 10 лет — позиция 149 того же пункта.

Если после проверки появились документы об административном правонарушении, для них предусмотрен срок 5 лет по позиции 145 п. 1.4 Перечня. В эту категорию включены в том числе акты, протоколы, объяснения и постановления. При определении срока различайте акт контрольного мероприятия и акт в материалах об административном правонарушении: одинаковое название документа ещё не определяет категорию его хранения.