Сколько нужно хранить документы после закрытия ИП

После закрытия ИП сначала определите, какие документы у вас остались и что они подтверждают. Для ответа на вопрос, сколько их хранить, нужно различать налоговый учет, расчеты по страховым взносам, бухгалтерский учет и документы по личному составу. Сроки этих групп различаются: пять лет для налоговых документов нельзя переносить на весь архив бывшего предпринимателя. Ориентиры для этих групп закреплены в ст. 23 НК РФ, ст. 29 402-ФЗ и ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Документы о доходах, расходах и уплате налогов сохраняйте в течение пяти лет. Это относится и к данным бухгалтерского и налогового учета, которые нужны для расчета и уплаты налогов. Закрытие ИП не служит основанием выбросить подтверждения прежних операций: обязанность обеспечить их сохранность установлена подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, с оговоркой об иных правилах самого Кодекса.

Если бумаги нужны для исчисления и уплаты страховых взносов, ориентир другой — шесть лет. Не относите их к документам с пятилетним налоговым сроком только потому, что расчеты велись в рамках одной предпринимательской деятельности. Для плательщиков взносов обязанность хранить такие подтверждения выделена отдельно в подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

Для первичных учетных документов, бухгалтерских регистров, отчетности и аудиторских заключений действует минимум: пять лет после отчетного года. Например, при разборе бухгалтерской первички ориентироваться нужно на отчетный год, а не просто на дату прекращения деятельности. При этом пять лет — нижняя граница: сроки определяются также правилами организации государственного архивного дела. Такое сочетание правил закреплено в ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Документы учетной политики имеют другую точку отсчета. Их хранят минимум пять лет после года последнего использования при составлении бухгалтерской отчетности. Это правило охватывает и другие документы об организации учета, а также средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. Сохраните возможность прочитать электронный архив, а не только набор файлов: эти средства прямо включены в ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

Если у ИП были работники, выделите документы по личному составу. Для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года срок составляет 75 лет, после этой даты — 50 лет. Но для документов, которым архивные перечни устанавливают иной срок, действует соответствующее исключение. Эти правила предусмотрены ч. 1, 2 и 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ об архивном деле.

Во время хранения бухгалтерский архив нужно защищать от повреждений и изменений. Разместите его так, чтобы обеспечить безопасные условия, а при работе с файлами сохраняйте их содержание. Обязанность касается всего периода хранения, а не только времени работы бизнеса — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ.