Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО

После ликвидации ООО ориентируйтесь на вид сохранившихся документов. Для бухгалтерских бумаг действует минимальный срок в пять лет, для документов по личному составу — более длительное хранение. Вопрос о том, сколько хранить документы, нужно решать отдельно для каждой группы: у них различаются и продолжительность хранения, и событие, от которого ведется отсчет. Сроки для бухгалтерии определяет ст. 29 402-ФЗ, а для документов работников — ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Первичные учетные документы, регистры, бухгалтерскую отчетность и аудиторские заключения о ней сохраняют не менее пяти лет после отчетного года. Это нижняя граница: конкретный срок определяется также правилами организации государственного архивного дела. Если для документа предусмотрено более долгое хранение, ориентироваться только на пятилетний минимум нельзя. Такой порядок закреплен в ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Для учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, отсчет устроен иначе. Их сохраняют не менее пяти лет после того года, когда они в последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности. Здесь нужно установить последний год использования, даже если документ составили значительно раньше. Это правило ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

Если бухгалтерия велась электронно, сохраните возможность прочитать документы и проверить подлинность электронной подписи. Средства для этого входят в круг объектов хранения по ч. 2 ст. 29 402-ФЗ. Сохранность касается и содержания: документы должны находиться в безопасных условиях и быть защищены от изменений — ч. 3 той же статьи. Наличие файлов без возможности воспроизвести их содержание не решает практическую задачу хранения электронной бухгалтерии.

Документы по личному составу относятся к работникам общества. Для выбора срока найдите дату окончания делопроизводства по соответствующим документам. Если оно закончено до 1 января 2003 года, срок составляет 75 лет; если после этой даты — 50 лет. Это разграничение установлено ч. 1 и 2 ст. 22.1 закона об архивном деле. Дата закрытия ООО не служит заменой дате окончания делопроизводства при выборе между этими сроками.

Прежде чем применять к документам работников срок 50 или 75 лет, учитывайте исключение: для отдельных документов действующие перечни архивных документов могут устанавливать другой срок. В таком случае применяется специальный срок по перечню — ч. 4 ст. 22.1 закона об архивном деле. Поэтому документы по личному составу также стоит различать по их виду, а не считать единым комплектом с общей датой уничтожения.

Если закрытию бизнеса предшествует смена руководителя, обеспечьте передачу бухгалтерских документов. Порядок такой передачи определяет сама организация — ч. 4 ст. 29 402-ФЗ. Это позволяет сохранить документы, необходимые для соблюдения сроков хранения, при переходе от одного руководителя к другому.