Сколько нужно хранить договоры

Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, начните с их назначения. Договор может подтверждать расходы, служить основанием для расчетов с исполнителем или относиться к архивным документам организации. Название сделки помогает найти нужную категорию, но срок выбирают с учетом того, для каких учетных задач используется документ. Обязанность соблюдать сроки по законам, другим нормативным актам и перечням документов закреплена в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если договор нужен для исчисления и уплаты налогов, ориентир — пять лет. Это касается, в частности, документов, которыми организация или индивидуальный предприниматель подтверждает доходы и расходы. Например, договор оказания услуг, подтверждающий расходы для налогообложения, сохраняют с учетом этой обязанности. Основание — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, который также предусматривает возможность иных правил в Налоговом кодексе.

Для бухгалтерского учета отсчет связан с отчетным годом. Первичные учетные документы, то есть документы, которыми оформляют хозяйственные операции, сохраняют не менее пяти лет после такого года. Срок по архивным правилам может оказаться длиннее этого минимума. При определении срока хранения договора и сопровождающих его учетных документов учитывайте их назначение: правило о первичных документах закреплено в ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

При расчетах с физическим лицом по договору гражданско-правового характера, или ГПХ, отдельно учитывайте страховые взносы. Если договор необходим для их исчисления и уплаты, его нужно сохранять шесть лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. Пятилетний срок для налоговых документов не позволяет сократить эту обязанность. Разделяйте документы по тому, какие расчеты они подтверждают.

С договорами аренды и займа действуйте по тому же принципу: выясните, используются ли они для подтверждения доходов, расходов и других налоговых расчетов. Для этой цели применяется подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Вместе с налоговой обязанностью учитывайте архивную категорию договора по ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ. Не назначайте дату уничтожения только по названию папки или по факту завершения сделки.

Хранение предполагает сохранность содержания. Бухгалтерские документы нужно защищать от изменений и держать в безопасных условиях — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ. Для электронных документов сохраняют также средства их воспроизведения и проверки подлинности электронной подписи: срок для таких средств составляет не менее пяти лет после года последнего использования при составлении отчетности, согласно ч. 2 этой статьи.

Смена руководителя не прерывает хранение: бухгалтерские документы передают по порядку, который организация определяет самостоятельно, — ч. 4 ст. 29 402-ФЗ. Если документы включены в Архивный фонд Российской Федерации, уничтожать их запрещено по ч. 2 ст. 17 закона № 125-ФЗ. Для них окончание обычного учетного срока не служит основанием для уничтожения.