Сколько нужно хранить договоры аренды

Чтобы определить, сколько хранятся договоры аренды в организации, сначала установите, какое имущество передавалось и кому оно принадлежит. Для недвижимости общий срок составляет 10 лет, для движимого имущества — 5 лет. Эти правила распространяются также на субаренду, то есть передачу арендованного имущества следующему пользователю, и безвозмездное пользование. Основание — позиция 94 п. 1.3.3 Перечня, утвержденного приказом от 20.12.2019 № 236.

Отсчитывать срок от подписания договора не нужно. В примечании к позиции 94 п. 1.3.3 Перечня названы истечение срока его действия и прекращение обязательств по нему. При выборе даты для хранения учитывайте оба события: окончание периода аренды не позволяет отбросить оставшиеся договорные обязательства. Так срок хранения связывается с завершением отношений по конкретному договору, а не с возрастом бумаги в архиве.

Для аренды государственной или муниципальной недвижимости предусмотрен другой срок — 15 лет с отметкой ЭПК. Именно эту специальную строку позиции 94 п. 1.3.3 Перечня нужно учитывать при работе с документами на публичное имущество. Применять общий десятилетний срок к такой недвижимости вместо специального нельзя. При распределении договоров на хранение имеет значение не только предмет аренды, но и принадлежность имущества.

Особый режим установлен для объектов культурного наследия: документы сохраняют постоянно. Для природоохранных зон также предусмотрено постоянное хранение. Это исключения из обычных сроков позиции 94 п. 1.3.3 Перечня; для них не выбирают дату окончания хранения по общему правилу о недвижимости. При разборе арендных дел такие документы следует выделить с учетом характера объекта.

Вместе с договорами учитываются относящиеся к ним правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы и расчеты. Позиция 94 п. 1.3.3 Перечня относит их к той же группе хранения. А уведомления о прекращении аренды имеют собственную позицию 95 того же пункта: для них установлен срок 10 лет. Поэтому при разборе комплекта различайте договор с приложениями и уведомление о его прекращении.

Если арендные отношения отражены в первичных учетных документах, для этих бумаг учитывайте также ч. 1 ст. 29 402-ФЗ: архивные сроки применяются с минимумом пять лет после отчетного года. Этот минимум не сокращает десятилетнее хранение арендного договора на недвижимость. Документы бухгалтерского учета нужно защищать от изменений и хранить в безопасных условиях — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ. При смене руководителя обеспечивается их передача, а порядок передачи организация определяет самостоятельно — ч. 4 той же статьи.