Сколько нужно хранить акт сверки расчётов

Акт сверки расчётов нужно хранить пять лет после проведения взаиморасчётов. Такое правило предусмотрено для документов о взаимных расчётах и перерасчётах, к которым относятся и акты. Практический ориентир здесь — завершение расчётов, а не только составление документа. Основание — позиция 264 п. 3 Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236.

Чтобы определить, сколько хранится конкретный акт сверки, посмотрите, что в нём зафиксировано. Он может подтверждать завершённые взаиморасчёты, а может отражать оставшийся долг. Во втором случае имеет значение правило для документов о дебиторской и кредиторской задолженности: они хранятся пять лет при условии погашения задолженности. Это позиция 266 того же п. 3 Перечня. Дебиторская задолженность — долг перед организацией, кредиторская — долг самой организации.

Если в акте остаётся непогашенная задолженность, не считайте, что его можно уничтожить через пять лет после подписания. Для документов о таком долге установлено условие его погашения. Сначала сопоставьте сведения акта с фактическим состоянием расчётов: закрыт ли отражённый в нём долг. Возраст бумаги и завершение обязательств — разные обстоятельства для решения о хранении акта сверки по позиции 266 п. 3 Перечня.

Если взаиморасчёты уже проведены, используйте связанный с ними пятилетний срок по позиции 264 п. 3 Перечня. Например, когда акт составлен раньше завершения расчётов, отсчитывать срок лишь от его подписания неверно: правило привязано к проведению взаиморасчётов. Это позволяет ответить на вопрос о старом акте без предположения, что любая бумага с давней датой уже подлежит уничтожению.

Для хранения документов бухгалтерского учёта действует также ст. 29 402-ФЗ. Первичные учётные документы, регистры, бухгалтерская отчётность и аудиторские заключения о ней сохраняются по архивным правилам, но минимум пять лет после отчётного года. При решении судьбы комплекта бухгалтерских документов различайте этот минимум и условие хранения акта о взаиморасчётах. Календарная дата акта не подменяет ни завершение расчётов, ни соответствующий отчётный год.

Пока акты сверки находятся на хранении в составе документов бухгалтерского учёта, организация должна обеспечить их сохранность и защиту от изменений — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ. Смена руководителя также не означает, что старые акты можно выбросить: бухгалтерские документы передаются, а порядок передачи организация определяет самостоятельно по ч. 4 той же статьи. При такой передаче имеет смысл различать акты по завершённым расчётам и акты с непогашенной задолженностью, чтобы сохранить документы с учётом условий позиций 264 и 266 п. 3 Перечня.