Сколько хранится бухгалтерская отчётность

Бухгалтерская отчётность в организации хранится минимум пять лет после отчётного года. Обязанность хранить её лежит на экономическом субъекте — организации, чья отчётность составлена. Если нужно определить, сколько лет сохранять конкретный комплект, сначала установите, за какой отчётный год он подготовлен. Именно с этим годом связан минимальный срок по ч. 1 ст. 29 402-ФЗ, а не с датой, когда документы переложили в архивную папку.

Пять лет нельзя воспринимать как универсальную дату уничтожения любой бухгалтерской отчётности. Сроки хранения определяются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, а пятилетний период служит нижней границей. При решении, сколько хранить бухгалтерскую отчётность, нужно учитывать оба условия: применимый архивный срок и минимум после отчётного года. Уничтожать комплект только потому, что прошёл этот минимум, без учёта архивного срока не следует — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Вместе с отчётностью нужно сохранять и другие документы учёта. Для первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и аудиторских заключений об отчётности действует такое же правило о сроках по архивным правилам, но не менее пяти лет после отчётного года. Значит, при организации хранения стоит различать виды документов, сохраняя каждый из них на предусмотренный для него срок. Это позволит не ограничить хранение только готовой отчётностью — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Для учётной политики и внутренних стандартов организации отсчёт устроен иначе. Их хранят не менее пяти лет после года, когда они в последний раз использовались для составления отчётности. Если документ продолжал применяться несколько лет, ориентиром становится последний год использования. То же правило относится к другим документам об организации и ведении бухгалтерского учёта — ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

При электронном хранении нужно сохранить возможность воспроизвести документы и проверить подлинность электронной подписи. Средства, которые это обеспечивают, также хранят не менее пяти лет после года последнего использования для составления отчётности. Сохранение файлов нужно организовать вместе с сохранением таких средств. И бумажные, и электронные документы должны находиться в безопасных условиях и быть защищены от изменений — ч. 2 и 3 ст. 29 402-ФЗ.

Смена руководителя не прекращает хранение бухгалтерских документов организации: при ней должна обеспечиваться их передача. Порядок передачи организация определяет самостоятельно. Для нового руководителя это означает необходимость получить сохраняемые документы, а для организации — выстроить передачу так, чтобы обеспечить дальнейшее безопасное хранение и защиту от изменений. Обязанность передать документы закреплена в ч. 4, а требования к условиям их хранения — в ч. 3 ст. 29 402-ФЗ.