Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте
Обязанность договариваться о признании электронных документов зависит от вида подписи. Для квалифицированной подписи равнозначность бумажному документу установлена законом, а для простой и неквалифицированной нужно основание в нормативных правилах или соглашении.
Коротко
Нет, при квалифицированной электронной подписи заключать соглашение об электронном документообороте для признания документов равнозначными бумажным не нужно. Исключение — документы, для которых обязательна бумажная форма. При простой или неквалифицированной подписи соглашение нужно, если признание таких документов не предусмотрено нормативными правилами. Это различие закреплено в ст. 6 63-ФЗ.
Ответ подробно: когда нужно соглашение об ЭДО
Решая, нужно ли соглашение об ЭДО, начните с подписи, которой будут подписываться ваши документы. ЭДО — это электронный документооборот, то есть обмен документами в электронной форме. Для ответа имеет значение, как электронный документ получает ту же силу, что и бумажный с собственноручной подписью. У квалифицированной, неквалифицированной и простой электронной подписи условия такого признания различаются — ч. 1 и 2 ст. 6 63-ФЗ.
Если вы и контрагент используете квалифицированную электронную подпись, соглашение именно для признания равнозначности документов не требуется. Такое признание уже обеспечено законом. Это позволяет использовать подписанный электронный документ в правоотношениях с учётом требований законодательства. Но прежде чем переходить на электронную форму, учтите исключение: когда федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный акт требует исключительно бумажный документ, действует это требование. Соглашение сторон не устраняет обязательную бумажную форму — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ.
Если подпись неквалифицированная, выясните, на каком основании ваши электронные документы будут приравниваться к бумажным. Таким основанием могут быть федеральный закон, принятый в соответствии с ним нормативный акт, нормативный акт Центрального банка Российской Федерации либо соглашение участников обмена. Когда признание документов строится на договорённости сторон, нужно заключить соглашение. В нём необходимо предусмотреть порядок проверки электронной подписи: как будет проверяться подпись под поступившим документом. Это требование относится к условиям признания документов с неквалифицированной подписью — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.
При простой электронной подписи также нужно основание для признания документа равнозначным бумажному. Если вы оформляете соглашение с контрагентом, согласуйте правила определения подписанта по его подписи и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Речь идёт о возможности установить, кто подписал документ, и о защите ключа, используемого для подписания. Эти условия нужны для признания документов с простой подписью по соглашению участников — ч. 2 ст. 9 и ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.
Отдельно проверьте, как простая подпись используется в вашем обмене. Она может содержаться в самом документе. Другой предусмотренный вариант — применение ключа по правилам оператора информационной системы, через которую документ создаётся или отправляется. При этом в созданном или отправленном документе должна содержаться информация о лице, от имени которого он оформлен. Сопоставьте выбранный способ подписания с условиями соглашения: правила признания документа и фактический способ его подписания должны соответствовать используемой схеме обмена — ч. 1 ст. 9 63-ФЗ.
Что говорит закон: квалифицированная подпись
Статья в редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Документы: условия электронного обмена
Для оценки условий признания документов по ст. 6 и 9 63-ФЗ подготовьте материалы, относящиеся к вашему способу подписания.
| Документ |
|---|
| Действующее соглашение об электронном документообороте или его проект, если обмен предполагается на основании соглашения |
| Правила оператора информационной системы, если ключ простой электронной подписи используется по этим правилам |
| Образец подписанного электронного документа для сопоставления способа подписания с условиями обмена |
Частые вопросы: соглашение и вид подписи
Ответы о признании электронных документов по ст. 6 и 9 63-ФЗ.
Можно ли обмениваться документами с квалифицированной подписью без соглашения?
Для признания таких документов равнозначными бумажным соглашение не требуется: основание даёт ч. 1 ст. 6 63-ФЗ. Однако для документов, которые по федеральному закону или принятому в соответствии с ним нормативному акту должны составляться исключительно на бумаге, сохраняется бумажная форма.
Что согласовать при использовании простой электронной подписи?
Если признание документов основано на соглашении, в нём предусматривают правила определения подписанта по простой подписи и обязанность соблюдать конфиденциальность её ключа. Такие требования к содержанию соглашения закреплены в ч. 2 ст. 9 63-ФЗ.
Нужен ли порядок проверки неквалифицированной подписи в соглашении?
Да, когда соглашение устанавливает случаи признания документов с неквалифицированной подписью равнозначными бумажным, оно должно предусматривать порядок проверки подписи. Участникам следует согласовать этот порядок при оформлении условий электронного обмена — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.
Услуги и темы рядом
Связанные темы об оформлении договорных отношений.
Не откладывайте защиту