Нужно ли указывать платёжное поручение в УПД

Чтобы понять, обязательно ли указывать платёжное поручение, нужно определить, какую задачу выполняет УПД — универсальный передаточный документ. Для счёта-фактуры и первичного учётного документа закон устанавливает разные требования. Само наличие платежа ещё не означает, что его номер обязательно должен попасть в документ об отгрузке. Значение имеет то, когда поступила оплата и в счёт какой поставки её перечислили.

Подпункт 4 пункта 5 ст. 169 НК РФ требует указывать номер платёжно-расчётного документа, если продавец получил деньги в счёт предстоящей поставки. Это касается и частичной оплаты. Если УПД используется как счёт-фактура при отгрузке в счёт полученного аванса, номер соответствующего платёжного поручения нужен. Аванс здесь означает оплату до поставки, выполнения работ или оказания услуг. Правило охватывает также платежи в счёт предстоящей передачи имущественных прав.

Если покупатель перечислил деньги уже после отгрузки, такая оплата не относится к платежам в счёт предстоящих поставок. Указанное требование подпункта 4 пункта 5 ст. 169 НК РФ на неё не распространяется. В таком случае нельзя считать любой УПД без номера поручения неправильно оформленным лишь потому, что покупатель в итоге оплатил поставку. Сначала сопоставляют сам платёж и операцию, которую оформляет документ.

Для счёта-фактуры на саму предоплату предусмотрено самостоятельное правило: подпункт 3 пункта 5.1 ст. 169 НК РФ прямо называет номер платёжно-расчётного документа. Этот случай нужно отличать от оформления состоявшейся отгрузки. Вопрос о реквизите решается по назначению конкретного документа, а не только по тому, что в расчётах сторон использовано платёжное поручение.

Если УПД используется только для первичного учёта, ориентиром служит часть 2 ст. 9 402-ФЗ. Она требует указать название и дату документа, составившего его участника, содержание операции и её измерение. Также нужны сведения об ответственных лицах и их подписи. Номер платёжного поручения в этом перечне отсутствует. Включать его в каждый документ о передаче товара или результате работ для первичного учёта не обязательно; проверьте форму документа, утверждённую руководителем. При этом часть 4 той же статьи относит определение форм первичных документов к полномочиям руководителя.

Пропуск обязательного номера и последствия для налогового вычета — разные вопросы. Вычет означает принятие предъявленного продавцом налога к уменьшению в предусмотренном законом порядке. Пункт 2 ст. 169 НК РФ защищает от отказа из-за ошибок, которые не мешают установить участников, предмет операции, стоимость, ставку и сумму налога. При отсутствии номера право на вычет сохраняется, если ошибка не мешает установить эти сведения; проверьте их в УПД. Но это правило о последствиях ошибки не отменяет требование заполнить обязательный реквизит, когда платёж был авансовым.