Нужно ли регистрировать счета-фактуры

Если вы продаете товары, выполняете работы или оказываете услуги, сначала определите, облагается ли операция налогом на добавленную стоимость (НДС). Для операций, признаваемых объектом налогообложения, налогоплательщик, включая налогового агента, обязан составлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж. При этом для освобождаемых от налогообложения операций предусмотрено исключение с оговоркой, установленной подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ. Ответ на вопрос об учете начинается с характера сделки, а не с наличия бумажного документа.

Если ваш покупатель не является плательщиком НДС либо освобожден от обязанностей по исчислению и уплате этого налога, стороны могут письменно согласовать, что счета-фактуры составляться не будут. Такая возможность касается реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав. Для реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, это исключение не применяется. Устную договоренность о том, что покупателю документ не нужен, нельзя приравнять к письменному согласию сторон — подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ.

Отдельный вопрос — нужно ли регистрировать счета-фактуры в журнале. Он возникает, когда вы действуете в интересах другого лица: по договору комиссии либо агентскому договору с реализацией или приобретением от имени комиссионера или агента. При выставлении или получении счетов-фактур по такой деятельности журнал обязателен. Это правило охватывает также лиц, которые не платят НДС или освобождены от соответствующих обязанностей. Значение имеет содержание посреднической деятельности, а не только налоговый статус — п. 3.1 ст. 169 НК РФ.

Для транспортной экспедиции нужно учитывать способ определения дохода. Плательщик НДС ведет журнал по указанному правилу, если определяет налоговую базу как сумму вознаграждения по договору. Для экспедитора, который не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей по этому налогу, условием служит учет вознаграждения в составе доходов при определении налоговой базы. Обязанность вести журнал предусмотрена и при выполнении функций застройщика — п. 3.1 ст. 169 НК РФ.

Счет-фактуру на собственное вознаграждение по перечисленным договорам в журнал не включают. Отделите такие документы от полученных и выставленных в интересах другого лица: для регистрации в журнале это существенное различие. Кроме того, в п. 3.1 ст. 169 НК РФ предусмотрено исключение для отдельных налоговых агентов.

Электронный способ обмена документами также нужно учитывать. При приобретении или получении в составе работ товаров, подлежащих прослеживаемости, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить получение электронных счетов-фактур через оператора электронного документооборота, отвечающего установленным требованиям, — п. 1.2 ст. 169 НК РФ. Формы и порядок ведения книг и журнала устанавливает Правительство Российской Федерации — п. 8 ст. 169 НК РФ.