Нужно ли поставщику оформлять счёт-фактуру

Для поставщика отправная точка — характер продажи. По п. 3 ст. 169 НК РФ составление счёта-фактуры связано с операциями, которые признаются объектом обложения НДС. Эта обязанность сопровождается ведением книг покупок и продаж. Поэтому вопрос, нужна ли поставщику такая фактура, нельзя решать только по просьбе покупателя: сначала нужно установить, облагается ли сама поставка налогом и относится ли продавец к обязанным лицам.

Если покупатель не является плательщиком НДС либо освобождён от обязанностей по его исчислению и уплате, подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ позволяет сторонам письменно согласиться не составлять счета-фактуры. Одного сообщения покупателя, что документ ему не нужен, недостаточно для подтверждения согласия обеих сторон. Кроме того, это исключение прямо не распространяется на реализацию товаров, подлежащих прослеживаемости. Для такой поставки нельзя обосновать отказ от счёта-фактуры только налоговым статусом покупателя.

Освобождение самого поставщика тоже нужно рассматривать с учётом его основания. В п. 5 ст. 168 НК РФ для названных там освобождённых налогоплательщиков предусмотрены документы без выделенной суммы налога, с отметкой «Без налога (НДС)». Но для продавцов на упрощённой системе или едином сельскохозяйственном налоге, освобождённых от исчисления и уплаты НДС, тот же пункт предусматривает несоставление счетов-фактур при реализации товаров, работ и услуг. Следовательно, само название налогового режима ещё не заменяет условие об освобождении.

Когда обязанность есть, п. 3 ст. 168 НК РФ связывает срок выставления с отгрузкой либо получением оплаты в счёт будущей поставки. Документ выставляют не позднее пяти календарных дней с соответствующего события. Частичный аванс также назван в этом правиле. Поэтому ожидание окончательного расчёта не служит основанием откладывать оформление документа на уже полученную предоплату.

Содержание зависит от того, что оформляет поставщик. Реквизиты при реализации перечислены в п. 5 ст. 169 НК РФ, а при авансе — в п. 5.1 этой статьи. Например, при отгрузке отражают количество и стоимость товаров, а при предоплате — сумму полученной оплаты. Если после отгрузки меняется стоимость из-за цены или количества, п. 3 ст. 168 НК РФ предусматривает корректировочный счёт-фактуру. Его показатели до и после изменения описаны в п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Для наличной розничной продажи действует специальное правило п. 7 ст. 168 НК РФ: выдача кассового чека или другого документа установленной формы в указанных там случаях означает выполнение требований к выставлению счетов-фактур. Это правило относится к описанной законом торговле и услугам населению; переносить его на любую поставку между организациями оснований нет.