Нужно ли подписывать счёт-фактуру

Если вы выставляете счёт-фактуру от имени организации на бумаге, предусмотрите подписи руководителя и главного бухгалтера. Вместо них подписать документ вправе другие лица, которым организация предоставила такие полномочия. Для этого подходит приказ, иной распорядительный документ по организации или доверенность от её имени. Выбор подписанта связан с его должностью либо с оформленным поручением — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Когда документ передают сотруднику на подпись, нужно соотнести его полномочия именно с подписанием счетов-фактур. Например, если подписывает другое лицо вместо руководителя или главного бухгалтера, основанием служит соответствующий приказ или доверенность. Такое поручение позволяет организовать подписание через представителя: личное участие руководителя и главного бухгалтера в каждом случае не обязательно. Допустимые способы наделения полномочиями закреплены в п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если продавец — индивидуальный предприниматель, он может подписать бумажный счёт-фактуру лично. Можно поручить подписание представителю, но его полномочия оформляют доверенностью от имени предпринимателя. При этом в документе указывают основной государственный регистрационный номер ИП и дату присвоения номера. Требование к этим сведениям сохраняется и при подписании через представителя — п. 6 ст. 169 НК РФ.

В электронном документообороте, или ЭДО, подпись также обязательна. Для электронного счёта-фактуры нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. От организации документ подписывает руководитель либо уполномоченное лицо. Отдельная электронная подпись главного бухгалтера наряду с подписью руководителя для такого документа не требуется: правило об электронной форме сформулировано отдельно в п. 6 ст. 169 НК РФ. Для предпринимателя эта норма также предусматривает электронное подписание.

Если вы покупатель и получили счёт-фактуру, подписывать его в качестве покупателя не нужно. Требования к подписям относятся к стороне, которая выставляет документ. Получение счёта-фактуры покупателем и его подписание продавцом — разные действия. При проверке документа ориентируйтесь на то, кем он выставлен: организацией или предпринимателем, на бумаге или в электронной форме, — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Подпись имеет значение для вычета НДС — налога на добавленную стоимость. Счёт-фактура служит основанием для вычета при соблюдении установленных требований, включая требования к подписанию. Для обычного счёта-фактуры и для корректировочного документа при уменьшении стоимости п. 2 ст. 169 НК РФ прямо отсылает к п. 6 этой статьи. Поэтому при подготовке документа стоит проверить и подписи, и полномочия подписавших лиц.

Если спор касается ошибки в счёте-фактуре, нужно различать её характер и нарушение правил подписания. Ошибки, которые позволяют налоговым органам определить участников, предмет операции, стоимость, ставку и сумму налога, не дают основания отказать в вычете. Это правило п. 2 ст. 169 НК РФ действует наряду с требованием о подписи; использовать его как разрешение выставлять неподписанные документы нельзя.