Нужно ли оплачивать счёт-фактуру

Если продавец прислал счёт-фактуру, сначала определите, какую операцию он отражает: отгрузку, полученную предоплату или изменение стоимости. От этого зависит, как читать указанные суммы. Счёт-фактура нужен покупателю для принятия предъявленного продавцом налога на добавленную стоимость, то есть НДС, к вычету. Вычет связан с налоговым учётом покупки, а не с отдельной платой за оформление документа — п. 1 ст. 169 НК РФ.

Сумму в графе стоимости с налогом не нужно автоматически воспринимать как новый платёж. В счёте-фактуре при реализации отражают количество товара, стоимость без налога, налоговую ставку и общую стоимость с учётом налога. Эти сведения описывают операцию. Они помогают сопоставить документ с покупкой, но вопрос о перечислении денег нельзя решать только по наличию итоговой суммы — п. 5 ст. 169 НК РФ.

Если деньги перечислены заранее, получение счёта-фактуры на аванс не означает, что эту сумму нужно внести повторно. Такой документ составляют при получении оплаты или частичной оплаты в счёт будущих поставок. В нём указывают номер платёжно-расчётного документа, описание товаров, работ или услуг и сумму полученной предоплаты. Сопоставьте её со своим платежом, чтобы понять, какое перечисление отражено продавцом — п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

После отгрузки связь с прежней оплатой также имеет значение. Для счёта-фактуры при реализации предусмотрены сведения о платёжно-расчётном документе при получении аванса, о счёте-фактуре на предоплату, подлежащую зачёту, и реквизиты документа об отгрузке. Если вы уже платили, эти сведения позволяют соотнести предоплату с поставкой и не воспринимать документы на одну операцию как несколько самостоятельных требований — п. 5 ст. 169 НК РФ.

Корректировочный счёт-фактура относится к изменению стоимости уже отгруженного товара, выполненных работ или оказанных услуг. Причиной может быть изменение цены либо уточнение количества. Сравнивайте показатели до и после изменения: документ содержит прежнюю и новую стоимость, а также разницу между ними. Для этого в нём указывают номер и дату исходного счёта-фактуры — п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

При уменьшении стоимости корректировочный документ служит основанием для вычета налога у продавца. Поэтому уменьшенную стоимость нельзя читать как требование покупателю заново оплатить всю покупку. Здесь назначение документа связано с налоговыми последствиями изменения операции — п. 1 ст. 169 НК РФ.

Бумажный или электронный формат не меняет назначение счёта-фактуры. Электронное оформление по общему правилу предполагает взаимное согласие сторон и совместимые технические возможности для получения и обработки документов. Получив электронный файл, сопоставьте его содержание с соответствующей покупкой и оплатой так же, как при получении бумажного документа — п. 1 ст. 169 НК РФ.