Нужна ли электронная транспортная накладная при транспортной экспедиции

Если вы поручаете организацию автомобильной перевозки экспедитору, различайте два вопроса: нужна ли транспортная накладная и обязательно ли оформлять её электронно. Документ подтверждает заключение договора перевозки груза. При этом закон разрешает оформить его на бумаге либо сформировать электронную транспортную накладную, которую часто сокращённо называют ЭТрН. Требование иметь накладную не означает требования выбрать электронный формат — ч. 1 ст. 8 УАТ.

Поэтому ответ на вопрос, нужна ли ЭТрН, когда организуется транспортная экспедиция, связан прежде всего с оформлением самой перевозки. Участие посредника не меняет предусмотренный законом выбор между бумажной и электронной накладной. Если перевозку оформляют бумажным документом, требование о транспортной накладной исполняется в допустимой законом форме. Основание для такого выбора — ч. 1 ст. 8 УАТ.

Чтобы определить, кто должен подготовить накладную, обратитесь к договору перевозки. Обычно её составляет грузоотправитель. Договор может предусматривать другой порядок, поэтому при передаче оформления экспедитору нужно учитывать именно распределение обязанностей по этому договору. Называть экспедитора ответственным за составление документа только из-за его участия в организации доставки было бы неверно: исходное правило адресовано грузоотправителю — ч. 1 ст. 8 УАТ.

Отдельно проверьте, каким документом оформлено принятие заказа. Договор перевозки может заключаться через принятие перевозчиком заказа к исполнению. Если есть договор об организации перевозок грузов, используется заявка грузоотправителя. Заказ и заявка тоже допускаются на бумаге или в электронной форме. Но для подтверждения договора перевозки предусмотрена транспортная накладная: согласование заказа не отменяет её назначения — ч. 1 и 5 ст. 8 УАТ.

До передачи груза перевозчику решите вопрос с накладной. При её отсутствии перевозчик по общему правилу груз не принимает. Для предусмотренного законом исключения действует особый порядок; рассчитывать на приём любого груза без документа нельзя. Практический смысл правила для клиента экспедитора — согласовать подготовку накладной до начала перевозки, а не откладывать оформление до доставки — ч. 3 ст. 8 УАТ.

Проверьте также сопроводительные документы на груз. В зависимости от применимых требований грузоотправитель представляет санитарные, таможенные, карантинные и другие документы, а также необходимые сертификаты, паспорта качества и удостоверения. Если сведения находятся в государственных информационных системах, в накладной можно указать регистрационные номера соответствующих документов — ч. 4 ст. 8 УАТ.

При выборе электронной формы учитывайте требования к самому документу. Порядок оформления или формирования транспортной накладной устанавливают правила перевозок грузов, а для электронной накладной предусмотрен утверждённый формат. Это означает, что договорённость участников об электронном обмене нужно реализовать через документ установленного формата — ч. 2 ст. 8 УАТ.