Нужна ли электронная подпись

Нужно ли вам оформлять электронную подпись, определяется задачей: какой документ вы хотите подписать и в какой форме его допускается составить. Статья 6 63-ФЗ регулирует равнозначность электронного документа бумажному с собственноручной подписью. Равнозначность означает, что при соблюдении указанных условий электронная форма заменяет бумажную с точки зрения подписания. Заранее получать подпись для любых возможных действий не нужно: сначала уточните требования к подписанию нужного вам документа. Сам вопрос о её необходимости нужно связывать с конкретным документом.

Для квалифицированной электронной подписи часть 1 ст. 6 63-ФЗ устанавливает общее правило признания. Подписанная ею информация в электронной форме признаётся документом, равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Норма допускает применение такого документа в любых правоотношениях в соответствии с законодательством. Сначала нужно понять, хотите ли вы оформить документ электронно с таким правовым значением. Если да, квалифицированная подпись позволяет опираться на общее правило, а не только на договорённость с другим участником.

Но у этого правила есть прямо названное исключение. Федеральные законы или принятые в соответствии с ними нормативные правовые акты могут требовать составления документа исключительно на бумажном носителе. В таком случае квалифицированная электронная подпись не устраняет требование о бумаге. Различайте два вопроса: допускается ли электронная форма самого документа и какой подписью его следует подписать. Положительный ответ на второй вопрос не отменяет ограничений, относящихся к первому. Это оговорка из части 1 ст. 6 63-ФЗ.

Простая и неквалифицированная электронные подписи подчиняются другому правилу. По части 2 ст. 6 63-ФЗ подписанная ими информация равнозначна бумажному документу с собственноручной подписью в предусмотренных случаях. Основанием могут быть федеральные законы, соответствующие нормативные правовые акты или соглашение между участниками электронного взаимодействия. В число таких соглашений норма включает правила платёжных систем. Одного указания, что документ подписан электронно, недостаточно для вывода о его равнозначности бумажному: имеет значение вид подписи и основание её признания.

Соглашение участников здесь имеет самостоятельное значение. Если вы рассчитываете использовать простую или неквалифицированную подпись, нужно соотнести условия соглашения с тем документом, который собираетесь оформить. Нельзя из признания подписи для одного случая автоматически выводить её пригодность для любого другого документа. Часть 2 ст. 6 63-ФЗ связывает правовое последствие именно с установленными случаями. Для неквалифицированной подписи акты и соглашения, предусматривающие равнозначность, должны также содержать порядок её проверки. Само наличие подписи не заменяет предусмотренных условий её применения.

Отдельное правило касается печати. По части 3 ст. 6 63-ФЗ электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным бумажному с собственноручной подписью, может иметь значение документа, заверенного печатью. Речь о ситуации, когда заверение печатью требуется по указанным в норме основаниям. При этом закон допускает дополнительные требования к электронному документу для такого признания. Подпись и печать нельзя рассматривать как полностью взаимозаменяемые во всех ситуациях: нужно учитывать условия именно этого правила.

Если документ по закону должны подписать несколько лиц, электронной подписи одного участника недостаточно, чтобы заменить подписи остальных. Часть 3.1 ст. 6 63-ФЗ предусматривает подписание лицами, изготовившими документ, с использованием того вида подписи, который установлен законодательством для него. Это относится и к уполномоченным должностным лицам органа или организации. Следовательно, при совместном оформлении документа нужно определить круг подписантов и требуемый вид подписи, а не ограничиваться вопросом, есть ли электронная подпись хотя бы у кого-то одного.

Часть 4 ст. 6 63-ФЗ позволяет одной электронной подписью подписать несколько связанных между собой документов — пакет. По общему правилу каждый документ внутри считается подписанным тем видом подписи, которым подписан пакет. Однако включённые в пакет документы других лиц, уже подписанные ими установленным видом подписи, сохраняют значение первоначального подписания. Подпись пакета не превращает их в документы, подписанные его отправителем. Для пакета имеет значение не только общая подпись, но и то, кем созданы и подписаны входящие документы.

Практический вывод такой: сначала определите допустимую форму документа, затем условия признания нужного вида подписи. Для квалифицированной подписи исходите из общего правила и исключения о бумажной форме; для простой и неквалифицированной — из предусмотренного нормативного основания или соглашения участников. Если есть несколько подписантов, требование о печати или пакет документов, учитывайте соответствующие части ст. 6 63-ФЗ. Такой подход позволяет ответить на вопрос о необходимости подписи применительно к вашей задаче, не приписывая любой электронной подписи одинаковое правовое значение.