Можно ли выставлять счёт-фактуру

Когда покупатель просит счёт-фактуру, сначала определите, как в вашей сделке учитывается налог на добавленную стоимость — НДС. Документ служит основанием для принятия предъявленного продавцом налога к вычету: покупатель использует его для уменьшения своего налога по правилам НК РФ. Это назначение счёта-фактуры закреплено в п. 1 ст. 169 НК РФ. При оформлении нужно учитывать и статус продавца, и содержание операции.

Если вы не являетесь плательщиком НДС или освобождены от его исчисления и уплаты, просьба покупателя выделить налог в счёте-фактуре имеет денежные последствия. После передачи такого документа покупателю к уплате возникает именно указанная в нём сумма НДС. Это же правило действует для налогоплательщика, который выделил налог при реализации товаров, работ или услуг, не подлежащей налогообложению. Основание — п. 5 ст. 173 НК РФ.

Для бумажного оформления и электронного обмена предусмотрены разные условия. В обычной ситуации электронный счёт-фактура требует взаимного согласия участников сделки и технической возможности принять и обработать документ у обеих сторон. Файл должен соответствовать установленным форматам и порядку. Бумажный носитель также допускается п. 1 ст. 169 НК РФ. Поэтому согласуйте способ передачи до оформления документа, особенно если покупатель рассчитывает на электронный обмен.

Далее определите, что именно оформляется: реализация, получение аванса или изменение стоимости уже отгруженного. Для реализации п. 5 ст. 169 НК РФ предусматривает, в частности, номер и дату, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, количество при возможности его указания, стоимость без налога и с налогом, налоговую ставку. При получении оплаты в счёт будущей поставки учитывайте требования п. 5.1: среди реквизитов есть номер платёжно-расчётного документа и сумма оплаты.

Если после отгрузки изменились цена или количество, для изменения стоимости предусмотрен корректировочный счёт-фактура. В нём связывают корректировку с исходным документом, отражают необходимые показатели до и после изменения. При уменьшении стоимости он служит основанием для вычета у продавца. Эти положения содержатся в п. 1 и 5.2 ст. 169 НК РФ.

Проверьте, кто подпишет документ. На бумаге от организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. Предприниматель вправе подписать счёт-фактуру лично или через представителя по доверенности; указываются его основной государственный регистрационный номер и дата присвоения. Для электронной формы нужна усиленная квалифицированная электронная подпись уполномоченного подписанта — п. 6 ст. 169 НК РФ. Полномочия представителя и способ подписания нужно согласовать с выбранной формой документа.