Можно ли вносить исправления в путевые листы

Если в путевом листе обнаружена ошибка, возможность ее исправить предусмотрена общим правилом о первичных учетных документах. Так называют документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни для бухгалтерского учета. Разрешение на исправление действует с оговоркой: федеральные законы или нормативные правовые акты органов государственного регулирования бухгалтерского учета могут устанавливать иное. Именно с этим условием можно исправлять сведения в путевых листах — ч. 1 и 7 ст. 9 402-ФЗ.

Оформляя изменение, укажите дату самого исправления. Ее назначение отличается от даты составления путевого листа: первая относится к внесенной правке, вторая — к документу. Дата составления входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа. Требование указать дату исправления действует дополнительно, когда в уже составленном документе меняют ошибочные сведения — ч. 2 и 7 ст. 9 402-ФЗ.

Подписать исправление должны лица, составившие путевой лист. Подписи сопровождают фамилиями и инициалами либо другими реквизитами, по которым можно определить этих лиц. Для оформления правки имеет значение, кто составлял документ: именно с этими людьми закон связывает требование о подписях. Если исправление оформляют без сведений о подписавших, требование к их идентификации остается невыполненным — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.

Исправленные сведения должны соответствовать тому, что произошло в действительности. Например, изменение содержания операции или ее количественных показателей должно отражать реальный факт хозяйственной жизни. За достоверность данных отвечает лицо, ответственное за его оформление. Принять к бухгалтерскому учету документ об операции, которой не было, нельзя; исправление не позволяет оформить вымышленное событие как состоявшееся — ч. 1 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

При внесении правки учитывайте остальные обязательные реквизиты путевого листа как учетного документа. Это его название, дата составления, составивший его экономический субъект, содержание операции, ее измерение с единицами, должности ответственных лиц и подписи с идентифицирующими сведениями. Исправляя конкретную ошибку, сохраняйте возможность определить эти данные в документе — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Кому передать исправленный документ для учета? Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных документов для регистрации данных в учетных регистрах. Кроме того, для работников обязательны письменные требования о документальном оформлении и представлении сведений, поступившие от главного бухгалтера или другого лица, ведущего бухгалтерский учет, — ч. 3 ст. 9 402-ФЗ.

Бумажная форма — не единственная допустимая: первичный учетный документ может быть электронным и подписываться электронной подписью. При работе с электронным путевым листом также учитывайте требования к оформлению исправления: его дате, подписям составителей и сведениям об этих лицах. Возможность электронной формы и общие условия исправлений закреплены в ч. 5 и 7 ст. 9 402-ФЗ.