Можно ли уничтожать бухгалтерские документы после истечения срока хранения

Если срок хранения бухгалтерских документов истёк полностью, их уничтожение допустимо. Но перед освобождением архива нужно определить, какой срок относится именно к этим бумагам. Пять лет — нижняя граница, а продолжительность хранения первичных документов, регистров, бухгалтерской отчётности и аудиторских заключений определяется с учётом правил организации государственного архивного дела. Когда применимый архивный срок длиннее, ориентироваться нужно на него, а не на пятилетний минимум — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Для первичных учётных документов и остальных перечисленных в части 1 документов отсчёт привязан к отчётному году. Обязанность хранить их действует не менее пяти лет после этого года. Поэтому возраст папки или дата отдельного документа ещё не отвечают на вопрос, закончился ли срок. Сначала соотнесите документы с отчётным годом, затем учтите продолжительность хранения по архивным правилам. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения предполагает, что завершился весь обязательный период, а не только прошло пять лет со дня составления бумаги — ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

С учётной политикой действует другая точка отсчёта. Её документы, стандарты организации и другие документы, связанные с организацией и ведением учёта, нужно сохранять минимум пять лет после года, когда их в последний раз использовали для составления бухгалтерской отчётности. Если документ продолжал применяться спустя годы после утверждения, отсчитывать срок только от даты его принятия нельзя. Для решения об уничтожении здесь имеет значение последнее использование, а не первоначальное появление документа в организации — ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

Электронный архив тоже требует внимания. Вместе с документами, связанными с ведением учёта, сохраняются средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. Для них предусмотрен тот же минимум: пять лет после года последнего использования при составлении отчётности. При подготовке к освобождению электронного хранилища учитывайте и эти средства: обязанность хранения охватывает возможность воспроизвести документы и проверить подпись — ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

Пока обязательный срок продолжается, организация должна обеспечить безопасное хранение и защитить бухгалтерские документы от изменений. Оставшиеся до окончания срока документы нельзя считать свободными для уничтожения лишь потому, что ими уже редко пользуются. Обязанность обеспечить их сохранность действует в течение периода хранения — ч. 3 ст. 29 402-ФЗ.

Смена руководителя также не повод освобождать архив. При ней бухгалтерские документы передаются внутри организации, а порядок такой передачи организация определяет самостоятельно. Новый руководитель получает документы с учётом продолжающихся сроков хранения; смена ответственного лица не превращает их в документы с истёкшим сроком. Передачу и последующее решение об уничтожении следует связывать с разными обстоятельствами: передачу — со сменой руководителя, уничтожение — с завершением обязательного хранения по соответствующей категории документов — ч. 1, 2 и 4 ст. 29 402-ФЗ.