Можно ли подписывать документы электронной подписью

Подписывать документы электронной подписью разрешено. Основной вопрос состоит в том, будет ли электронный документ иметь то же значение, что и бумажный с собственноручной подписью. Такое признание называется равнозначностью. Статья 6 63-ФЗ (электронная подпись) связывает его с видом подписи и требованиями к форме документа. Поэтому ответ на вопрос, какие документы можно подписывать электронной подписью, начинается с двух уточнений: какая подпись используется и допускается ли электронная форма для нужного документа.

Для квалифицированной электронной подписи действует общее правило ч. 1 ст. 6 63-ФЗ: подписанная ею информация в электронной форме признаётся равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью. Закон допускает её применение в любых правоотношениях в соответствии с законодательством. Но это правило содержит исключение: федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт может требовать составления документа исключительно на бумаге. Тогда наличие квалифицированной подписи не устраняет требование к бумажной форме.

Простая электронная подпись и неквалифицированная электронная подпись подчиняются другому условию. По ч. 2 ст. 6 63-ФЗ равнозначность возникает в случаях, которые установлены федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением участников электронного взаимодействия. К таким соглашениям закон относит и правила платёжных систем. Само наличие подписи этих видов ещё не означает, что любой подписанный файл равен бумажному документу с собственноручной подписью.

Соглашение участников имеет значение именно как основание признания документов. Если стороны используют неквалифицированную подпись, акт или соглашение, устанавливающие равнозначность, должны предусматривать порядок её проверки. Это прямо указано в ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Для простой подписи та же часть устанавливает требование о соответствии акта или соглашения требованиям закона. Поэтому недостаточно сослаться лишь на желание участников обмениваться файлами: нужно учитывать условия признания выбранной подписи и содержание правил такого обмена.

Отдельный случай — документ, для которого предусмотрена печать. Часть 3 ст. 6 63-ФЗ касается ситуации, когда такое требование следует из федерального закона, принятого в соответствии с ним нормативного правового акта или обычая делового оборота. Электронный документ с усиленной электронной подписью, уже признаваемый равнозначным бумажному с собственноручной подписью, признаётся также равнозначным бумажному документу с подписью и печатью. При этом закон, соответствующий нормативный акт или соглашение участников могут устанавливать дополнительные требования к электронному документу.

Электронная форма не отменяет участие нескольких подписантов. Если закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует подписей нескольких лиц, применяется ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ. Документ должны подписать изготовившие его лица либо уполномоченные должностные лица органа или организации. Вид подписи определяется законодательством для соответствующего электронного документа. Следовательно, когда требуется участие нескольких подписантов, получите подпись каждого из них, используя установленный для этого документа вид электронной подписи.

Кроме отдельного документа, электронной подписью можно подписывать пакет — несколько связанных между собой электронных документов. По общему правилу ч. 4 ст. 6 63-ФЗ каждый документ в таком пакете считается подписанным подписью того вида, которым подписан пакет. Это позволяет оценивать подписание связанных документов вместе. Однако правило относится именно к пакету связанных документов: из него нельзя делать вывод, что одна подпись безусловно меняет вид подписи любого файла, который оказался внутри.

Исключение касается документов, созданных другими лицами, органами или организациями и уже подписанных ими установленным законодательством видом электронной подписи. Если такие документы включены в пакет лицом, подписывающим пакет, ч. 4 ст. 6 63-ФЗ сохраняет значение первоначальной подписи. Документ считается подписанным своим создателем тем видом подписи, который использовался при создании. Вид подписи всего пакета на это не влияет. Здесь различаются подписание пакета и подписание входящего в него чужого документа.

Чтобы определить, что можно подписывать электронной подписью в конкретном обмене, нужно сопоставить эти условия. Для квалифицированной подписи существенен запрет на замену обязательной бумажной формы. Для простой и неквалифицированной — наличие основания признания электронного документа и выполнение установленных требований. Если нужны печать, несколько подписей или подписание пакета, применяются соответствующие части ст. 6 63-ФЗ. Единого перечня названий документов эта статья не даёт: она устанавливает правила, по которым решается вопрос об их равнозначности бумажным.