Можно ли подписывать акты через ЭДО

Если вы хотите подписывать акты по ЭДО — через электронный документооборот, — оформить их в электронном виде можно. Акт, которым оформляют факт хозяйственной жизни для бухгалтерского учета, является первичным учетным документом. Его разрешено составлять на бумаге, в электронной форме с электронной подписью либо в обеих формах. Такое правило закреплено в ч. 5 ст. 9 402-ФЗ. Выбор электронного обмена сохраняет требования к содержанию акта и подписям ответственных лиц.

Чтобы электронный акт имел значение бумажного документа с собственноручной подписью, определите вид используемой подписи. Для квалифицированной электронной подписи такое равенство предусмотрено ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись). Исключение касается документов, для которых федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный акт требует исключительно бумажный носитель. Это условие учитывают при выборе формы конкретного акта.

Если вы с контрагентом используете простую или неквалифицированную электронную подпись, опирайтесь на закон, нормативный акт либо соглашение участников электронного взаимодействия. Именно это основание позволяет признать акт равным бумажному с собственноручной подписью. Для неквалифицированной подписи соглашение или нормативный акт должны предусматривать порядок ее проверки — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись). При согласовании обмена определите, какие акты охватывает договоренность и какая подпись применяется.

Перед подписанием проверьте реквизиты акта: название, дату составления, наименование составившего его экономического субъекта, содержание операции, ее натуральное или денежное измерение и единицы измерения. Нужны также должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами либо другими реквизитами для идентификации. Электронная форма позволяет передать эти сведения в файле, но заполнить их все равно нужно — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Подписывайте акт о реально совершенной операции. Оформлять первичный документ следует при ее совершении, а если это невозможно — непосредственно после окончания. Документы о фактах, которых не было, принимать к бухгалтерскому учету нельзя. Эти правила действуют и при обмене через ЭДО — ч. 1 и 3 ст. 9 402-ФЗ.

Если требуется бумажная копия электронного акта, учитывайте основание требования. Когда представление первичного документа на бумаге предусмотрено законодательством или договором, составивший его экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготовить копию за свой счет. Такой порядок предусмотрен ч. 6 ст. 9 402-ФЗ.

Несколько связанных актов можно подписать одной электронной подписью как пакет документов. Каждый входящий в него документ считается подписанным тем видом подписи, которым подписан пакет. При этом для включенных в пакет документов, созданных и подписанных другими лицами, сохраняются правила об их первоначальной подписи. Это различие закреплено в ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись) и имеет значение при совместной отправке актов.