Кто выставляет счёт-фактуру

Если выбирать, кто выставляет счёт-фактуру — покупатель или продавец, обычный ответ: продавец. Именно он предъявляет покупателю НДС при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав. Связь между предъявлением налога и оформлением документа следует из ст. 168 НК РФ. Покупатель получает счёт-фактуру, чтобы использовать его как основание для вычета по ст. 169 НК РФ. Поэтому покупателю, которому нужен документ для вычета, следует обратиться за ним к продавцу.

Кто выписывает счёт-фактуру, определяется ролью лица в операции и правилами об НДС. Индивидуальный предприниматель, который продаёт товары с НДС, оформляет счёт-фактуру по правилам для продавца. Для ИП нужно установить, исполняет ли он обязанности плательщика НДС и распространяется ли на его продажу исключение. Уточните у предпринимателя, на каком основании он выставляет документ или применяет исключение. Например, при наличной розничной продаже населению достаточно кассового чека или иного документа установленной формы.

Для освобождённых от НДС продавцов п. 5 ст. 168 НК РФ различает ситуации. В предусмотренном этим пунктом общем случае документ составляется без выделения налога, с отметкой «Без налога (НДС)». Но для продавцов на упрощённой системе или едином сельскохозяйственном налоге, которые освобождены от обязанностей по исчислению и уплате НДС, этот же пункт предусматривает отсутствие счетов-фактур. Значит, одного сообщения контрагента «работаю без НДС» недостаточно, чтобы выбрать правило: имеет значение основание освобождения и применяемая система налогообложения.

Получение денег до поставки также может создавать обязанность оформить счёт-фактуру. По п. 3 ст. 168 НК РФ документ выставляется и при получении оплаты либо её части в счёт будущих товаров, работ, услуг или имущественных прав. Ожидание отгрузки не заменяет оформление аванса, когда к нему применимо это правило. Пункт 5.1 ст. 169 НК РФ отдельно предусматривает сведения для такого документа, в том числе его порядковый номер, дату составления и налоговую ставку.

Для обычной отгрузки и получения аванса срок установлен в п. 3 ст. 168 НК РФ: не позднее пяти календарных дней. Отсчёт связан с отгрузкой, выполнением работ, оказанием услуг, передачей прав либо получением оплаты. При определении срока нужно соотнести счёт-фактуру с событием, по которому он оформляется. Дата будущего расчёта за уже отгруженный товар не названа в этом правиле началом отсчёта срока для документа на отгрузку.

После поставки может измениться цена или количество, а вместе с ними стоимость. Тогда по п. 3 ст. 168 НК РФ корректировочный счёт-фактуру выставляет продавец покупателю. Это документ об изменении стоимости уже отгруженного, а не о новой поставке. Закон связывает пятидневный календарный срок с составлением документов об изменении стоимости. При её уменьшении ст. 169 НК РФ предусматривает использование корректировочного счёта-фактуры продавцом для вычета при соблюдении установленных требований.

Исключение из привычного распределения ролей связано с налоговыми агентами. Так называют лиц, на которых возложены специальные обязанности по налогу в соответствующей операции. Пункт 3 ст. 168 НК РФ прямо предусматривает составление счетов-фактур определёнными налоговыми агентами. Поэтому покупатель не всегда только получатель документа. При обычной покупке счёт-фактуру выставляет продавец; если покупатель исполняет обязанности налогового агента, ему нужно проверить порядок оформления для своей операции.

Форма документа не меняет того, какая сторона обязана его выставить. По п. 1 ст. 169 НК РФ возможны бумажный и электронный варианты. Для электронного обмена по общему правилу нужны согласие сторон и совместимые технические возможности получения и обработки документов. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, в этой статье предусмотрены специальные правила электронной формы. На стороне покупателя организации и ИП должны обеспечить получение таких документов через оператора электронного документооборота в предусмотренных нормой случаях.

Отдельное правило касается наличных продаж населению. Пункт 7 ст. 168 НК РФ распространяется на указанные в нём розничную торговлю, общественное питание, работы и платные услуги непосредственно населению. Если продавец выдал кассовый чек или иной документ установленной формы, требования об оформлении расчётных документов и выставлении счетов-фактур считаются выполненными. Поэтому при такой покупке отдельный счёт-фактуру требовать не нужно: получите у продавца кассовый чек или иной документ установленной формы.

Для покупателя имеет значение и содержание полученного документа. Пункт 2 ст. 169 НК РФ связывает вычет с выполнением требований к счёту-фактуре, но различает ошибки по их последствиям. Если ошибка не мешает установить продавца, покупателя, предмет сделки, стоимость, ставку и предъявленную сумму налога, она не служит основанием отказать в вычете. При споре о документе нужно различать вопрос о том, кто обязан его выставить, и вопрос о том, препятствует ли конкретная ошибка вычету.